Die beste kostenlose Projektverwaltungssoftware für Teams und Einzelpersonen im Jahr 2026

Die Verwaltung von Aufgaben im Team sollte kein Unternehmensbudget erfordern. Kostenlose Projektmanagement-Software hat sich weit über einfache To-Do-Listen-Apps hinaus weiterentwickelt und bietet Einzelpersonen und Teams Zugang zu leistungsstarken Funktionen für Planung, Zusammenarbeit und Visualisierung, ohne dass dafür auch nur ein Cent ausgegeben werden muss.

Spezielle Projektverfolgungstools lösen Probleme, die mit Tabellenkalkulationen und Haftnotizen einfach nicht bewältigt werden können. Sie bieten eine Visualisierung des Fortschritts in Echtzeit, automatische Benachrichtigungen, Verantwortlichkeit durch Aufgabenzuweisung sowie zentralisierte Projektinformationen, auf die alle zugreifen können. Anstatt sich durch E-Mail-Ketten zu wühlen oder nach der neuesten Version eines Google-Sheets-Trackers zu suchen, erhält Ihr Team eine einzige zuverlässige Informationsquelle für alle Aufgaben eines Projekts.

Die gute Nachricht ist, dass kostenlose Projektmanagement-Tools mittlerweile bemerkenswert leistungsfähig geworden sind. Für viele kleine bis mittelgroße Teams deckt ein kostenloser Tarif alles ab, was zur Arbeitsplanung, zur Verfolgung des Projektfortschritts und zur effektiven Zusammenarbeit erforderlich ist. Der Haken daran? Nicht alle kostenlosen Tarife sind gleich. Einige beschränken Sie auf zwei Nutzer. Andere begrenzen Ihren Speicherplatz auf ein Maß, das geradezu darauf ausgelegt zu sein scheint, Sie zu frustrieren. Und erweiterte Funktionen wie Gantt-Diagramme, Workflow-Automatisierung und benutzerdefinierte Felder sind häufig nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

In diesem Leitfaden haben wir sieben der besten kostenlosen Projektmanagement-Softwareprogramme bewertet, die im Jahr 2026 verfügbar sind. Wir haben die Einschränkungen der kostenlosen Versionen, die Kernfunktionen, die Benutzerfreundlichkeit sowie die Eignung für verschiedene Teamgrößen und Arbeitsabläufe verglichen, damit Sie das richtige Tool auswählen können, ohne Zeit mit Versuch und Irrtum zu verschwenden.

So haben wir die beste kostenlose Projektmanagement-Software ausgewählt

Kostenlose Projektmanagement-Tools schränken häufig die Anzahl der Nutzer und den Funktionsumfang ein; daher ist es entscheidend, genau zu wissen, was Ihnen kostenlos zur Verfügung steht. Hier sind die Kriterien, anhand derer wir die einzelnen Tools bewertet haben.

Nutzerbeschränkungen und Teamzusammenarbeit. Bei kostenlosen Tarifen ist die Anzahl der Nutzer oft begrenzt. Einige Tools erlauben eine unbegrenzte Anzahl von Mitgliedern, während andere die Nutzerzahl auf 2 oder 10 Plätze begrenzen. Wir haben Tools bevorzugt, die bereits in ihren kostenlosen Tarifen eine sinnvolle Teamzusammenarbeit ermöglichen.

Kernfunktionen zur Projektverfolgung. Wir haben uns die Funktionen zur Aufgabenverwaltung, Unteraufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteinverfolgung sowie die Möglichkeit, Aufgaben und Termine effektiv zu verfolgen, genauer angesehen. Benutzerfreundliche Projektmanagement-Tools helfen dabei, Aufgaben und Termine im Blick zu behalten, ohne dass dafür stundenlange Einrichtungsarbeiten erforderlich sind.

Benutzerfreundlichkeit und Einarbeitungsprozess. Ein Tool ist nur dann nützlich, wenn Ihr Team es auch tatsächlich nutzt. Wir haben untersucht, wie schnell ein neuer Nutzer produktiv arbeiten kann, unter anderem im Hinblick auf die Verfügbarkeit anpassbarer Vorlagen und intuitiver Benutzeroberflächen.

Verfügbare Projektansichten. Umfasst der kostenlose Tarif Kanban-Tafeln, Listenansichten, Kalenderansichten oder Gantt-Diagramme? Bei kostenlosen Tarifen können erweiterte Funktionen wie Gantt-Diagramme eingeschränkt sein; daher haben wir genau vermerkt, welche Ansichten kostenlos verfügbar sind.

Integrationsmöglichkeiten. Die Möglichkeit, eine Anbindung an andere Tools wie Slack, Google Drive und Entwicklungsplattformen herzustellen, ist von Bedeutung. Wir haben die Anzahl der nativen Integrationen sowie die Anbindungsmöglichkeiten an Drittanbieter geprüft.

Speicherbeschränkungen und Dateifreigabe. Die Beschränkungen für den Dateispeicher variieren bei den kostenlosen Tarifen stark – von insgesamt 60 MB bis hin zu unbegrenztem Speicherplatz mit Obergrenzen pro Datei. Wir haben diese Beschränkungen übersichtlich dokumentiert.

Verfügbarkeit von mobilen Apps. Jedes von uns ausgewählte Tool bietet voll funktionsfähige Android- und iOS-Apps, da die Verwaltung von Projekten von unterwegs mittlerweile ein Muss ist.

Die 7 besten kostenlosen Projektmanagement-Programme

1. Trello

Trello ist das Projektmanagement-Tool, das die visuelle Aufgabenverwaltung mithilfe digitaler Kanban-Tafeln populär gemacht hat. Es nutzt einfache digitale Karten auf visuellen Kanban-Tafeln, mit denen Sie Elemente durch Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ verschieben können. Wenn Sie schon einmal Haftnotizen auf einem Whiteboard verwendet haben, wird Ihnen Trello sofort vertraut vorkommen.

Was es auszeichnet: Dank der intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche von Trello eignet sich die App perfekt für visuelle Lerner und Teams, die einen reibungslosen Einstieg wünschen. Es gibt keinen komplexen Einarbeitungsprozess und keine Überflutung mit Funktionen. Sie erstellen ein Board, fügen Karten hinzu und beginnen mit der Nachverfolgung.

Am besten geeignet für: Kleine Teams und Einzelpersonen, die eine einfache, visuelle Projektverfolgung bevorzugen. Trello eignet sich am besten für das visuelle Aufgabenmanagement und ist ideal, um Aufgaben durch verschiedene Phasen eines Arbeitsablaufs zu führen.

Wesentliche Stärken:

• Der kostenlose Tarif von Trello umfasst 10 Boards pro Arbeitsbereich, was für die meisten kleinen Teams, die mehrere Projekte verwalten, ausreichend ist
• Trello erlaubt in seinem kostenlosen Tarif eine unbegrenzte Anzahl von Karten und Nutzern, sodass Sie hinsichtlich des Aufgabenvolumens nicht an Grenzen stoßen werden
• Trello bietet eine unbegrenzte Anzahl von Power-Ups für die Integration von Drittanbieter-Tools, sodass Sie auch ohne Upgrade Zugriff auf Kalenderansichten, Abstimmungen, benutzerdefinierte Felder und vieles mehr erhalten.
• Hervorragende mobile Apps mit nahezu vollständiger Funktionsübereinstimmung
• Geringer Lernaufwand; die meisten Teams sind bereits nach wenigen Minuten einsatzbereit

Mögliche Einschränkungen:

• Im kostenlosen Tarif sind die Ansichten in erster Linie auf das Kanban-Board-Format beschränkt. Für die Zeitachsen-, Dashboard-, Tabellen- und Kalenderansichten ist der Premium-Tarif erforderlich.
• Einzelne Dateianhänge dürfen maximal 10 MB pro Datei betragen
• Im kostenlosen Tarif ist die Automatisierung auf 250 Befehlsausführungen pro Monat begrenzt.
• Der kostenlose Tarif von Trello unterstützt bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich, was sich als etwas knapp anfühlen kann, wenn Sie Projekte abteilungsübergreifend verwalten.
• Es fehlen integrierte Funktionen zur Zeiterfassung und zum Ressourcenmanagement

Trello ist das Tool Ihrer Wahl, wenn Sie Ihre Arbeit in weniger als fünf Minuten und nicht erst nach fünf Stunden erfassen möchten.

2. Asana

Asana ist eine ausgereifte Projektmanagement-Softwareplattform, die flexible Ansichten und eine übersichtliche Benutzeroberfläche für die teamübergreifende Verwaltung von Aufgaben bietet. Sie bietet Ihnen die Struktur, um Projekte in umsetzbare Aufgaben zu unterteilen, Verantwortliche zuzuweisen, klare Fristen festzulegen und den Fortschritt zu überwachen, ohne dabei in Detailfragen einzugreifen.

Warum es sich auszeichnet: Asana eignet sich am besten für die flexible Aufgabenverfolgung und bietet bereits in der kostenlosen Version mehrere Projektansichten sowie einen ausgereiften Funktionsumfang. Es bewältigt alles – von persönlichen Aufgaben bis hin zu abteilungsübergreifenden Teamprojekten – mit gleicher Leichtigkeit.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen oder Zweierteams, die eine umfassende Projektverfolgung benötigen. Bislang unterstützte die kostenlose Version von Asana bis zu 15 Nutzer mit einer unbegrenzten Anzahl von Projekten, was sie zu einer beliebten Wahl für kleine Teams machte. Ab November 2025 unterstützt der kostenlose Tarif von Asana für neue Konten jedoch nur noch bis zu 2 Nutzer. Ältere Konten, die vor diesem Datum erstellt wurden, behalten möglicherweise weiterhin den Zugriff für bis zu 15 Nutzer.

Wesentliche Stärken:

• Der kostenlose Tarif von Asana unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben für bis zu zwei Nutzer, wobei die Anzahl der Projekte, die Sie erstellen können, nicht begrenzt ist.
• Verschiedene Ansichten im kostenlosen Tarif: Liste, Tafel (Kanban) und Kalender
• Asana lässt sich mit über 200 Tools integrieren, darunter Slack und Google Drive, sodass Sie Ihre bestehenden Arbeitsabläufe problemlos einbinden können
• Eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche mit gut strukturierten Projektbeschreibungen und Aufgabenhierarchien
• Viele kostenlose Projektmanagement-Tools unterstützen eine unbegrenzte Anzahl von Projekten, und auch der kostenlose Tarif von Asana umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Projekten

Mögliche Einschränkungen:

• Der kostenlose Tarif von Asana unterstützt bis zu zwei Nutzer, was die Zusammenarbeit im Team für Neukunden erheblich einschränkt
• Im kostenlosen Tarif sind weder eine Zeitleiste noch eine Gantt-Ansicht verfügbar; für diese Funktionen müssen Sie ein Upgrade durchführen.
• Erweiterte Funktionen wie Anfrageformulare, erweiterte benutzerdefinierte Felder und eine leistungsstarke Workflow-Automatisierung erfordern kostenpflichtige Tarife
• Für sehr einfache Anwendungsfälle kann die Plattform als überdimensioniert empfunden werden

Wenn Sie allein arbeiten oder mit einem Kollegen zusammenarbeiten, bietet der kostenlose Tarif von Asana nach wie vor eines der ausgereiftesten Nutzererlebnisse auf dem Markt.

3. ClickUp

ClickUp positioniert sich als die „Alleskönner-App“ für das Projektmanagement und vereint eine enorme Bandbreite an Funktionen auf einer einzigen Plattform. Es handelt sich um ein Projektmanagement-Tool, das für Teams konzipiert ist, die umfassende Anpassungsmöglichkeiten wünschen, ohne sofort zur Kreditkarte greifen zu müssen.

Was es auszeichnet: Der kostenlose Tarif von ClickUp ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Aufgaben und ist damit hinsichtlich der Teamgröße der großzügigste kostenlose Tarif. Während andere Tools Sie auf 2 oder 10 Plätze beschränken, hebt ClickUp diese Barriere vollständig auf. ClickUp eignet sich am besten für anpassbare Ansichten und bietet Kanban, Listen, Kalender und vieles mehr.

Am besten geeignet für: Wachsende Teams, die umfangreiche Anpassungs- und Nachverfolgungsmöglichkeiten benötigen. Wenn Sie Sprint-Management, gemeinsam bearbeitbare Dokumente, eine integrierte Zeiterfassung und mehrere Projektansichten in einem einzigen kostenlosen Tool benötigen, ist ClickUp genau das Richtige für Sie.

Wesentliche Stärken:

• Der kostenlose Tarif von ClickUp umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Aufgaben ohne lizenzbasierte Einschränkungen
• Verschiedene Ansichten, darunter Kanban-, Listen-, Kalender- und Sprint-Boards
• Integrierte Zeiterfassung, damit Sie Ihre Arbeitsstunden ohne eine App eines Drittanbieters erfassen können
• Gemeinsam bearbeitbare Dokumente für die Projektdokumentation in Verbindung mit der Aufgabenverfolgung
• ClickUp unterstützt über 50 native Integrationen mit beliebten Plattformen
• Sprint-Management-Funktionen für agile Teams
• Videoaufzeichnung innerhalb der App für eine schnelle Kommunikation

Mögliche Einschränkungen:

• Der gesamte Dateispeicherplatz im kostenlosen Tarif beträgt lediglich 60 MB, was für Teams, die Dokumente und Bilder gemeinsam nutzen, äußerst knapp bemessen ist
• Einige kostenlose Softwareprogramme erlauben eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben, beschränken jedoch die Anzahl der aktiven Nutzer; ClickUp kehrt dies um, indem es stattdessen den Speicherplatz und erweiterte Funktionen begrenzt
• Gantt-Diagramme und erweiterte Integrationsmöglichkeiten sind im kostenpflichtigen „Unlimited“-Tarif für 7 US-Dollar pro Benutzer enthalten.
• Die schiere Anzahl der Funktionen kann auf neue Nutzer überwältigend wirken, und der Einarbeitungsprozess dauert länger als bei einfacheren Tools
• Bei kostenlosen Nutzern erscheinen gelegentlich Hinweismeldungen, wenn sie versehentlich auf Premium-Funktionen zugreifen.

ClickUp ist der kostenlose Projektmanager für Teams, die maximale Funktionalität wünschen und bereit sind, Zeit in das Erlernen der Plattform zu investieren.

4. Monday.com

Monday.com verleiht der Projektverfolgung mit seiner charakteristischen, auf Boards basierenden Benutzeroberfläche Farbe und visuelle Dynamik. Jedes Element ist individuell anpassbar, von den Spaltentypen bis hin zur Farbcodierung, was es zu einem der visuell ansprechendsten Projektmanagement-Tools auf dem Markt macht.

Was es auszeichnet: Die Benutzeroberfläche von Monday.com legt besonderen Wert auf visuelle Übersichtlichkeit. Dank anpassbarer Spalten können Sie den Projektstatus, die Priorität, Zeitpläne und alle weiteren Daten, die Sie benötigen, im Blick behalten. Mit dieser Plattform fühlt sich die Verwaltung von Aufgaben weniger wie Verwaltungsarbeit an, sondern eher wie die Gestaltung eines gut durchdachten Dashboards.

Am besten geeignet für: Kreativteams und alle, die farbenfrohe, ansprechende Benutzeroberflächen bevorzugen. Wenn Ihnen Ästhetik und Benutzerfreundlichkeit ebenso wichtig sind wie Funktionalität, dann ist monday.com genau das Richtige für Sie.

Wesentliche Stärken:

• Sehr anschauliche, individuell anpassbare Boards mit Drag-and-Drop-Funktion
• Integrierte Dokumentationen und Arbeitsdokumente für die Projektdokumentation
• Eine positive Onboarding-Erfahrung dank vorgefertigter, anpassbarer Vorlagen
• Ein ansprechendes Design, das zur regelmäßigen Nutzung und Akzeptanz anregt
• Im kostenlosen Tarif werden grundlegende Kanban-Board- und Listenansichten unterstützt

Mögliche Einschränkungen:

• Der kostenlose Tarif von Monday.com ist auf 2 Benutzerlizenzen und 3 Boards beschränkt, was ihn zu einer der am stärksten eingeschränkten kostenlosen Tarifoptionen für Teams macht
• Der gesamte Dateispeicherplatz ist auf 500 MB begrenzt
• Im kostenlosen Tarif sind keinerlei Automatisierungen oder Integrationen enthalten
• Gast- und Betrachterrollen werden in der kostenlosen Version nicht unterstützt
• Es ist nicht möglich, mehrere Boards in Dashboards miteinander zu verknüpfen, was die Berichterstellung über mehrere Projekte hinweg einschränkt
• Die Anzahl der Einträge pro Forum ist auf etwa 1.000 begrenzt.

Der eingeschränkte kostenlose Tarif von Monday.com eignet sich am besten als Testversion, um herauszufinden, ob die Benutzeroberfläche bei Ihrem Team gut ankommt, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden.

5. Begriff

Notion verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz bei der Projektverfolgung. Anstatt eine vorgefertigte Projektmanagement-Oberfläche anzubieten, stellt Notion einen flexiblen, datenbankgestützten Arbeitsbereich zur Verfügung, in dem Sie genau das Verfolgungssystem erstellen können, das Sie benötigen.

Was es auszeichnet: Notion vereint Projektverfolgung mit Dokumentation, Notizen, Wikis und Wissensmanagement in einem einzigen Tool. Mit Notion können Sie individuelle Aufgabendatenbanken und Projektnotizen erstellen, sodass Ihre Projektdaten und Referenzmaterialien an einem Ort zusammengefasst sind.

Am besten geeignet für: Einzelpersonen und kleine Teams, die einen All-in-One-Arbeitsbereich suchen. Notion ist besonders beliebt bei Einzelanwendern, Freiberuflern und kleinen Start-ups, die Aufgaben verwalten, Besprechungsnotizen erstellen und interne Dokumentationen erstellen möchten, ohne dabei zwischen mehreren Apps hin- und herwechseln zu müssen.

Wesentliche Stärken:

• Der kostenlose Privat-Tarif umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Seiten und Blöcken für den privaten Gebrauch
• Flexible Datenbankansichten: Tabelle, Pinnwand, Kalender, Liste, Galerie und Zeitleiste
• Umfangreiche Inhaltsblöcke zum Einbetten von Dateien, Code, Medien und vielem mehr
• Leistungsstarker Marktplatz für Vorlagen zur schnellen Projekteinrichtung
• Eignet sich gleichermaßen gut für persönliche Aufgaben wie auch für die Nachverfolgung von Teamprojekten
• Leistungsstarke API für benutzerdefinierte Integrationen und die Einrichtung von Workflow-Generatoren

Mögliche Einschränkungen:

• Im Vergleich zu speziell entwickelten Projektmanagement-Tools ist die Lernkurve steiler; der Aufbau eines Systems von Grund auf erfordert Planung
• Keine integrierten Funktionen für Zeiterfassung, Gantt-Diagramme oder Ressourcenzuweisung
• Kann für Nutzer, die lediglich eine einfache Aufgabenverwaltung benötigen, schnell zu viel werden
• Der kostenlose Tarif für Teams ist auf eine Testphase beschränkt; der kostenlose Tarif für Einzelpersonen ist nachhaltiger
• Nicht ideal für komplexe Projekte, die ein Abhängigkeitsmanagement oder eine Analyse des kritischen Pfades erfordern
• Beschränkungen für Gastmitarbeiter in der kostenlosen Stufe

Notion ist weniger ein Projektmanagement-Tool als vielmehr eine leere Leinwand. Wenn Sie gerne Systeme aufbauen, ist es unglaublich leistungsstark. Wenn Sie lediglich Arbeitsabläufe sofort und ohne großen Aufwand verwalten möchten, sollten Sie sich anderweitig umsehen.

6. Jira

Jira ist der Branchenstandard für agile Softwareentwicklungsteams. Die von Atlassian entwickelte Lösung wurde speziell für die Scrum- und Kanban-Methoden konzipiert und bietet umfassende Funktionen zur Aufgabenverfolgung, Sprintplanung sowie zur Integration von Entwicklungstools.

Warum es sich von anderen abhebt: Während die meisten kostenlosen Projektmanagement-Tools Allrounder sind, ist Jira ein Spezialist. Es wurde von Grund auf für Arbeitsabläufe in der Softwareentwicklung konzipiert und bietet native Unterstützung für Epics, Stories, Bugs und Sprints. Der kostenlose Tarif von Jira ermöglicht die Nutzung durch bis zu 10 Benutzer für agile Projekte und bietet kleinen Entwicklungsteams somit eine kostenlose, voll ausgestattete agile Plattform.

Am besten geeignet für: Entwicklungsteams, die mit Scrum- oder Kanban-Methoden arbeiten und Funktionen für das Sprint-Management, die Backlog-Pflege sowie die Release-Verfolgung benötigen.

Wesentliche Stärken:

• Erweiterte Problemverfolgung mit benutzerdefinierten Problemtypen, Prioritäten und Arbeitsabläufen
• Tools zur Sprintplanung mit Velocity-Erfassung und Burndown-Diagrammen
• Der kostenlose Tarif von Jira ist auf 10 Benutzer beschränkt, doch diese 10 Benutzer erhalten Zugriff auf nahezu den gesamten Funktionsumfang
• Jira bietet über 1.000 Integrationen mit Entwicklungstools wie GitHub, Bitbucket und CI/CD-Pipelines
• Leistungsstarke Automatisierungsregeln (im kostenlosen Tarif nur begrenzt einsetzbar, aber funktionsfähig)
• Roadmap-Ansicht zur Verfolgung des Projektfortschritts über verschiedene Releases hinweg
• Kostenlose Tarife umfassen häufig grundlegende Automatisierungsfunktionen mit Einschränkungen, und die kostenlose Version von Jira ist ein gutes Beispiel dafür

Mögliche Einschränkungen:

• Für nicht-technische Teams ist dies überdimensioniert; die Benutzeroberfläche und die Fachbegriffe setzen Kenntnisse agiler Konzepte voraus
• Eine komplexe Benutzeroberfläche, deren ordnungsgemäße Beherrschung einen gewissen Lernaufwand erfordert
• Nicht besonders gut geeignet für die allgemeine Projektverfolgung in Unternehmen, kreative Arbeitsabläufe oder Marketingteams
• Im kostenlosen Tarif auf 10 Nutzer begrenzt (was im Vergleich zu Asana oder Monday.com jedoch großzügig ist)
• Der kostenlose Tarif von Jira unterstützt bis zu 10 Benutzer, was für größere Entwicklungsteams möglicherweise nicht ausreicht

Wenn Sie Softwareentwicklungsprojekte mit Scrum oder Kanban verwalten, ist der kostenlose Tarif von Jira kaum zu übertreffen. Wenn Sie Marketingkampagnen oder Kundenaufträge verfolgen, scrollen Sie bitte weiter.

7. OpenProject

OpenProject ist die Open-Source-Alternative auf dieser Liste und bietet vollständige Datenhoheit sowie die Möglichkeit zum Selbsthosting. Die Community Edition ist unter der GPL v3 lizenziert und verfügt über einen Funktionsumfang, der es mit vielen kostenpflichtigen Tools aufnehmen kann.

Warum es sich von anderen abhebt: OpenProject ist vollständig Open Source und bietet uneingeschränkte Datenhoheit. Für Unternehmen, denen Datenschutz, Anbieterabhängigkeit oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wichtig sind, ist die Community Edition von OpenProject das einzige Tool auf dieser Liste, mit dem Sie alles auf Ihrer eigenen Infrastruktur hosten können.

Am besten geeignet für: Unternehmen, bei denen Datenschutz und Open-Source-Lösungen im Vordergrund stehen. Eignet sich zudem hervorragend für Teams, die sowohl klassisches (Wasserfall-) als auch agiles Projektmanagement in einem einzigen Tool benötigen.

Wesentliche Stärken:

• Umfassende Gantt-Diagramme mit Abhängigkeitsverfolgung im kostenlosen Tarif
• Integrierte Zeiterfassung mit Protokollierung der Start- und Endzeiten
• Unterstützt agile Boards (Kanban und Scrum), Backlogs und Sprint-Boards
• Es gibt keine vom Anbieter vorgegebene Benutzerbegrenzung; die Kapazität hängt von Ihrer Hosting-Umgebung ab
• Roadmap- und Projektportfolio-Management-Ansichten zur Verfolgung mehrerer Projekte auf Organisationsebene
• Inklusive Kalender- und Teamplaner-Ansichten
• Dateiverwaltung mit Nextcloud-Integration zur Speicherung von Projektdaten
• Umfassende Funktionalität, die klassische, agile und hybride Arbeitsabläufe abdeckt

Mögliche Einschränkungen:

• Erfordert eine technische Einrichtung für den Eigenbetrieb; es handelt sich nicht um eine Lösung, bei der man sich einfach anmeldet und loslegen kann, wie bei SaaS-Tools
• Die Benutzererfahrung ist im Vergleich zu gängigen Tools wie Asana oder Monday.com weniger ausgefeilt.
• Community-basierte Unterstützung anstelle eines SLA auf Unternehmensebene
• Unternehmensfunktionen wie SSO und erweiterte Administrationsoptionen sind nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar
• Eine kleinere Nutzergemeinschaft bedeutet weniger Anleitungen und Ressourcen von Drittanbietern
• Es gibt keinen kostenlosen Hosting-Tarif; Sie müssen Ihren eigenen Server bereitstellen

OpenProject ist die kostenlose Projektverwaltungssoftware für Teams, die die vollständige Kontrolle über ihre Projektdaten haben möchten, ohne von einem Anbieter abhängig zu sein.

Kurzer Vergleich der besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

Hier finden Sie eine Gegenüberstellung der Funktionen, die die einzelnen Tools im Rahmen ihres kostenlosen Tarifs bieten:

Kurzzusammenfassung:

• Trello – Am besten geeignet für die einfache visuelle Projektverfolgung mit einem großzügigen kostenlosen Tarif für den gelegentlichen Gebrauch
• Asana – Am besten geeignet für ein umfassendes Projektmanagement im Team (sofern Sie mit maximal zwei Lizenzen auskommen)
• ClickUp – Am besten geeignet für eine unbegrenzte Nutzerzahl und erweiterte Funktionen im dauerhaft kostenlosen Tarif
• Monday.com – Am besten geeignet für farbenfrohe, ansprechende Projekttafeln (allerdings mit erheblichen Einschränkungen in der kostenlosen Version)
• Notion – Am besten geeignet für die kombinierte Projektverfolgung und Dokumentation
• Jira – Ideal für agile Softwareentwicklungsteams, die ein Sprint-Management benötigen
• OpenProject – Ideal für Open-Source-Anwendungen und Anforderungen an den Datenschutz

Es sei darauf hingewiesen, dass es neben den in dieser Liste aufgeführten Optionen noch weitere Projektmanagement-Software gibt. So erlaubt beispielsweise der kostenlose Tarif von Wrike bis zu 200 aktive Aufgaben, und Wrike lässt sich in Microsoft 365, Google Workspace und Slack integrieren, was es zu einer guten Wahl für kleine Teams macht, die keine unbegrenzte Anzahl an Aufgaben benötigen. Freedcamp ist ein weiteres kostenloses Tool, das eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Projekten sowie eine integrierte Zeiterfassung bietet.

So wählen Sie den richtigen kostenlosen Projekt-Tracker aus

Angesichts von sieben vielversprechenden Optionen hängt die richtige Wahl von drei Faktoren ab: der Teamgröße, der Komplexität des Projekts und Ihrem spezifischen Arbeitsablauf.

Wählen Sie entsprechend der Teamgröße

Die Teamgröße ist oft der wichtigste Entscheidungsfaktor, da die meisten kostenlosen Projektmanagement-Apps strenge Obergrenzen für die Anzahl der Nutzer vorgeben.

Einzelanwender: Nahezu jedes Tool eignet sich hierfür, doch Asana, Notion und Trello bieten die übersichtlichste Benutzererfahrung für persönliche Aufgaben und die Nachverfolgung einzelner Projekte. Der kostenlose Privat-Tarif von Notion eignet sich besonders gut für Einzelanwender, die Aufgabenmanagement mit Notizen und Dokumentation kombinieren möchten.

Teams mit 2 bis 5 Mitgliedern: Trello (10 Mitwirkende) und ClickUp (unbegrenzte Nutzerzahl) sind die besten Optionen. Der kostenlose Tarif von Jira unterstützt bis zu 10 Nutzer und eignet sich daher für kleine Entwicklerteams. Monday.com und Asana sind in der kostenlosen Version auf jeweils 2 Nutzer begrenzt, was für die meisten kleinen Teams nicht ausreicht.

Teams mit 6–10+ Mitgliedern: Der dauerhaft kostenlose Tarif von ClickUp mit einer unbegrenzten Nutzerzahl ist der klare Favorit für größere Gruppen. Jira eignet sich für Entwicklungsteams mit bis zu 10 Mitgliedern. OpenProject unterliegt keiner vom Anbieter festgelegten Obergrenze, sofern Sie die Lösung selbst hosten. Der kostenlose Tarif von Wrike umfasst bis zu 200 aktive Aufgaben, was für kleinere Gruppen mit begrenztem Aufgabenvolumen ausreichend sein kann.

Der allgemeine Trend in der Branche geht dahin, dass Unternehmen ihre Teams dazu bewegen, auf kostenpflichtige Tarife umzusteigen, indem sie die Anzahl der Lizenzen in der kostenlosen Stufe reduzieren. Die von Asana für 2025 angekündigte Reduzierung von 15 auf 2 Lizenzen ist ein deutliches Beispiel hierfür.

Treffen Sie Ihre Wahl anhand der Projektkomplexität und des Aufgabenmanagements

Einfache Arbeitsabläufe: Ganz gleich, ob Sie einen Content-Kalender verwalten, eine Produkteinführung verfolgen oder persönliche Aufgaben organisieren – die Kanban-Boards von Trello oder die Listenansichten von Asana sind dafür mehr als ausreichend. Für eine einfache To-do-Liste benötigen Sie keine Funktionen zur Kapazitätsplanung oder Budgetierung.

Komplexe Projekte: Wenn Sie Projekte in Teilaufgaben mit Abhängigkeiten unterteilen, Zeitpläne teamübergreifend verwalten und den Projektstatus mithilfe von Gantt-Diagrammen verfolgen müssen, sind ClickUp, Jira oder OpenProject die richtige Wahl für Sie. Diese Tools unterstützen Projektpläne mit Hierarchien, Abhängigkeiten und einer Fortschrittsvisualisierung, die einfacheren Tools fehlen.

Anforderungen an das Projektportfoliomanagement: Wenn Sie mehrere Projekte auf Portfolioebene verfolgen, bieten Ihnen die Roadmap-Ansichten von OpenProject und die „Spaces“ von ClickUp mehr Struktur als Trello oder Notion.

Wählen Sie nach Branche und Arbeitsablauf aus

Kreativteams: Monday.com und Trello bieten die visuell ansprechendsten Benutzererlebnisse. Notion eignet sich gut für Teams, die Kreativ-Briefings mit der Aufgabenverfolgung kombinieren müssen. Diese Tools ermöglichen eine reibungslose Zusammenarbeit, ohne dass technische Fachkenntnisse erforderlich sind.

Softwareentwicklungsteams: Jira ist die erste Wahl für agile Arbeitsabläufe. ClickUp bietet ebenfalls Sprint-Management und agile Boards. OpenProject unterstützt sowohl Scrum als auch traditionelles Projektmanagement für Teams, die verschiedene Methoden kombinieren.

Allgemeiner geschäftlicher Einsatz: Asana und ClickUp decken das breiteste Spektrum an geschäftlichen Anwendungsfällen ab. Beide bieten Funktionen zum Arbeitsaufkommen-Management sowie die Flexibilität, sich an verschiedene Abteilungen anzupassen. Wenn Sie diese mit einem älteren Tool wie Microsoft Project vergleichen, werden Sie feststellen, dass moderne, cloudbasierte Lösungen schneller einzurichten sind und von Grund auf auf Zusammenarbeit ausgelegt sind.

Teams, die mit externen Beteiligten zusammenarbeiten: Prüfen Sie, ob der kostenlose Tarif den Gastzugang unterstützt. Die meisten kostenlosen Tarife schränken die Rollen „Gast“ und „Betrachter“ ein, was ein Ausschlusskriterium sein kann, wenn Sie den Projektfortschritt mit Kunden oder Lieferanten teilen müssen.

Welcher kostenlose Projekt-Tracker eignet sich am besten für Sie?

Sie sind sich noch immer nicht sicher? Hier ist die Entscheidung in einfachen Worten:

Entscheiden Sie sich für Trello, wenn Sie eine möglichst einfache visuelle Projektverfolgung wünschen. Der kostenlose Tarif von Trello unterstützt bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich mit einer unbegrenzten Anzahl von Karten, und die Drag-and-Drop-Oberfläche erfordert keinerlei Einarbeitung. Es ist das beste kostenlose Projektmanagement-Tool für Teams, die ihre Arbeitsabläufe lediglich visuell verwalten möchten.

Entscheiden Sie sich für Asana, wenn Sie umfassende Projektmanagement-Funktionen für die Zusammenarbeit im Team benötigen. Der kostenlose Tarif von Asana unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben für bis zu zwei Nutzer und bietet Listen-, Board- und Kalenderansichten. Es handelt sich um die in puncto Benutzererfahrung (UX) ausgereifteste Projektmanagement-Software, die Projektmanagern dabei hilft, Aufgaben zuzuweisen, Fristen festzulegen und den Projektfortschritt systematisch zu verfolgen.

Entscheiden Sie sich für ClickUp, wenn Sie im kostenlosen Tarif maximale Funktionen und eine unbegrenzte Nutzerzahl wünschen. Der kostenlose Tarif von ClickUp ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Aufgaben und eignet sich daher ideal für das Projektmanagement in wachsenden Teams. Sie erhalten Kernfunktionen wie Aufgabenverfolgung, Sprint-Management und gemeinsame Dokumente, ohne dafür bezahlen zu müssen. Der Nachteil ist eine steilere Lernkurve und ein sehr begrenzter Dateispeicherplatz.

Entscheiden Sie sich für Monday.com, wenn Ihnen die optische ansprechende Gestaltung und die Anpassungsmöglichkeiten am wichtigsten sind. Die Boards von Monday.com sind ansprechend gestaltet und verfügen über automatisierte Arbeitsabläufe sowie anpassbare Spalten. Aufgrund des eingeschränkten kostenlosen Tarifs (2 Benutzer, 3 Boards) werden Sie jedoch wahrscheinlich schon bald ein Upgrade vornehmen müssen.

Entscheiden Sie sich für Notion, wenn Sie Projektverfolgung mit Dokumentation kombinieren möchten. Dank des datenbankgestützten Ansatzes von Notion können Sie Aufgaben verwalten, Projektnotizen verfassen und interne Wikis in einem einzigen Arbeitsbereich erstellen. Es ist die beste kostenlose Projektmanagement-Lösung für Wissensarbeiter, die es hassen, zwischen verschiedenen Apps hin- und herzuwechseln.

Entscheiden Sie sich für Jira, wenn Sie Softwareentwicklungsprojekte verwalten. Der kostenlose Tarif von Jira unterstützt bis zu 10 Benutzer mit umfassenden agilen Funktionen. Sprint-Planung, Backlog-Management und über 1.000 Integrationen machen es zum bevorzugten kostenlosen Tool für Entwicklerteams. Der kostenlose Tarif von Wrike ermöglicht als Alternative bis zu 200 aktive Aufgaben, doch die agilen Funktionen von Jira sind umfassender.

Entscheiden Sie sich für OpenProject, wenn Datenhoheit und Open Source für Sie Priorität haben. Es ist das einzige Tool auf dieser Liste, das bereits im kostenlosen Tarif vollständiges Selbsthosting, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und Ressourcenzuweisung bietet. Projektmanager, die Zeit bei der Einhaltung von Vorschriften und Fragen der Datenhoheit sparen möchten, werden die vollständige Kontrolle zu schätzen wissen.

Abschließende Gedanken

Der beste kostenlose Projekt-Tracker ist der, den Ihr Team auch tatsächlich nutzen wird. Jedes Tool auf dieser Liste löst das Kernproblem des Projektmanagements, doch jedes verfolgt dabei einen anderen Ansatz. Einige Projektmanagement-Tools bieten unbegrenzte Erweiterungsmöglichkeiten und umfangreiche Ansichten. Andere legen den Schwerpunkt auf Einfachheit und Schnelligkeit. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet, und nicht davon, welches Tool die längste Liste an Funktionen aufweist.

Für die meisten kleinen Teams und Einzelpersonen ist ein kostenloser Tarif mehr als ausreichend. Sie können Aufgaben verwalten, den Projektfortschritt über mehrere Projekte hinweg verfolgen und effektiv zusammenarbeiten, ohne dafür etwas ausgeben zu müssen. Viele kostenlose Projektmanagement-Tools unterstützen eine unbegrenzte Anzahl von Projekten und Aufgaben, was den Anforderungen der meisten Projekte unterhalb der Unternehmensgröße gerecht wird.

Da jedes dieser Tools einen kostenlosen Tarif anbietet, gehen Sie kein finanzielles Risiko ein, wenn Sie zwei oder drei davon ausprobieren. Melden Sie sich an, nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit, um ein echtes Projekt einzurichten, und finden Sie heraus, welche Benutzeroberfläche und welcher Arbeitsablauf sich für Sie am natürlichsten anfühlen. Diese praktischen Erfahrungen werden Ihnen mehr Aufschluss geben als jeder Vergleichsartikel.

Ein ehrlicher Hinweis: Achten Sie auf den Trend zu immer knapperen kostenlosen Tarifen. Unternehmen schränken die Möglichkeiten für kostenlose Nutzer zunehmend ein, um Teams zum Abschluss kostenpflichtiger Tarife zu bewegen. Wenn Sie einen großzügigen kostenlosen Tarif finden, der derzeit Ihren Anforderungen entspricht, bauen Sie Ihren Arbeitsablauf darauf auf, behalten Sie jedoch Preisänderungen im Auge. Wenn Ihr Team die Grenzen des kostenlosen Tarifs überschreitet, müssen Sie abwägen, ob das kostenpflichtige Upgrade im Vergleich zum Wechsel zu einem anderen Tool mit einem großzügigeren kostenlosen Angebot genügend Nutzen bietet.

Beginnen Sie mit der Nachverfolgung. Hören Sie auf zu raten. Der richtige kostenlose Projekt-Tracker wartet bereits auf Sie.