Phần mềm theo dõi dự án miễn phí tốt nhất cho nhóm và cá nhân năm 2026

Quản lý công việc cho cả một nhóm lẽ ra không cần tới ngân sách doanh nghiệp. Phần mềm theo dõi dự án miễn phí nay đã vượt xa mấy ứng dụng ghi việc cần làm đơn giản, mang đến cho cá nhân và nhóm những khả năng lập kế hoạch, cộng tác và trình bày trực quan mạnh mẽ mà không tốn một đồng.

Công cụ theo dõi dự án chuyên dụng giải được những vấn đề mà bảng tính hay giấy dán không thể. Chúng cho thấy tiến độ theo thời gian thực, tự động thông báo, gắn trách nhiệm qua việc giao đầu việc, và gom thông tin dự án về một chỗ ai cũng vào được. Thay vì lục lọi chuỗi thư điện tử hay đi tìm phiên bản mới nhất của một bảng Google Sheets, cả nhóm có một nguồn đáng tin duy nhất cho mọi đầu việc trong dự án.

Tin vui là các công cụ quản lý dự án miễn phí nay đã rất khá. Với nhiều nhóm nhỏ và vừa, một gói miễn phí đủ để lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án và cộng tác hiệu quả. Điểm gợn? Không phải gói miễn phí nào cũng như nhau. Có nơi giới hạn hai người dùng. Có nơi khống chế dung lượng ở mức như cố tình làm bạn khó chịu. Còn những tính năng nâng cao như biểu đồ Gantt, tự động hóa quy trình và trường tùy chỉnh thì thường bị khóa sau gói trả phí.

Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi đánh giá bảy lựa chọn phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất có trong năm 2026. Chúng tôi so sánh giới hạn của gói miễn phí, tính năng cốt lõi, mức dễ dùng và độ phù hợp với các quy mô nhóm cùng cách làm việc khác nhau, để bạn chọn đúng công cụ mà không mất thời gian thử sai.

Chúng tôi chọn phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất thế nào

Công cụ quản lý dự án miễn phí thường giới hạn số người dùng và tính năng, nên hiểu chính xác bạn nhận được gì khi không trả tiền là điều then chốt. Đây là các tiêu chí chúng tôi dùng để đánh giá từng công cụ.

Giới hạn người dùng và khả năng cộng tác nhóm. Gói miễn phí thường giới hạn số người truy cập. Có công cụ cho phép thành viên không giới hạn, có nơi chỉ cho 2 hoặc 10 chỗ ngồi. Chúng tôi ưu tiên công cụ hỗ trợ cộng tác nhóm thực sự ngay ở gói miễn phí.

Tính năng theo dõi dự án cốt lõi. Chúng tôi xem xét khả năng quản lý công việc, việc con, quan hệ phụ thuộc, theo dõi cột mốc và khả năng bám sát đầu việc cùng hạn chót. Công cụ quản lý dự án dễ dùng giúp theo dõi công việc và hạn chót mà không cần hàng giờ cài đặt.

Mức dễ dùng và quá trình làm quen. Một công cụ chỉ hữu ích khi nhóm thật sự chịu dùng. Chúng tôi đánh giá xem người mới mất bao lâu để làm việc được, gồm cả việc có sẵn mẫu tùy chỉnh và giao diện dễ hiểu hay không.

Các khung nhìn dự án có sẵn. Gói miễn phí có bảng Kanban, khung nhìn danh sách, lịch hay biểu đồ Gantt không? Gói miễn phí có thể chặn những tính năng nâng cao như Gantt, nên chúng tôi ghi rõ khung nhìn nào được dùng miễn phí.

Khả năng kết nối. Việc nối được với các công cụ khác như Slack, Google Drive và nền tảng lập trình rất quan trọng. Chúng tôi kiểm tra số kết nối gốc và khả năng nối với bên thứ ba.

Giới hạn dung lượng và chia sẻ tệp. Hạn mức lưu trữ khác nhau rất nhiều giữa các gói miễn phí, từ tổng cộng 60 MB cho tới không giới hạn nhưng chặn dung lượng từng tệp. Chúng tôi ghi rõ những giới hạn này.

Ứng dụng di động. Mọi công cụ chúng tôi chọn đều có ứng dụng Android và iOS dùng được, vì quản lý dự án khi di chuyển nay là chuyện đương nhiên.

Bảy phần mềm theo dõi dự án miễn phí hàng đầu

1. Trello

Trello là công cụ quản lý dự án đã làm cho lối quản lý công việc trực quan bằng bảng Kanban số trở nên phổ biến. Nó dùng những tấm thẻ số đơn giản trên bảng Kanban trực quan, cho bạn kéo đầu việc qua các cột như "Cần làm", "Đang làm" và "Xong". Nếu bạn từng dán giấy nhớ lên bảng trắng, Trello sẽ thấy quen ngay.

Vì sao nó nổi bật: Giao diện kéo thả trực quan của Trello rất hợp với người tư duy bằng hình ảnh và với nhóm muốn bắt đầu không chút ma sát. Không có quá trình làm quen rắc rối, không bị ngợp tính năng. Bạn tạo bảng, thêm thẻ, rồi bắt đầu theo dõi.

Hợp nhất với: Nhóm nhỏ và cá nhân thích lối theo dõi dự án đơn giản, trực quan. Trello mạnh nhất ở quản lý công việc trực quan và hợp để đẩy đầu việc qua các chặng của một quy trình.

Điểm mạnh chính:

• Gói miễn phí của Trello cho 10 bảng mỗi không gian làm việc, đủ cho phần lớn nhóm nhỏ quản lý nhiều dự án
• Trello cho số thẻ và số người dùng không giới hạn ở gói miễn phí, nên bạn không bị chặn vì khối lượng công việc
• Trello cho dùng Power-Up không giới hạn để nối với công cụ bên thứ ba, nhờ đó có khung nhìn lịch, bỏ phiếu, trường tùy chỉnh và hơn thế mà không cần nâng gói
• Ứng dụng di động xuất sắc, gần như đủ tính năng như bản máy tính
• Gần như không phải học; phần lớn nhóm làm việc được chỉ sau vài phút

Hạn chế có thể gặp:

• Ở gói miễn phí, khung nhìn chủ yếu chỉ có dạng bảng Kanban. Dòng thời gian, bảng điều khiển, bảng biểu và lịch đòi gói Premium
• Mỗi tệp đính kèm bị giới hạn 10 MB
• Tự động hóa chỉ chạy được 250 lượt lệnh mỗi tháng ở gói miễn phí
• Gói miễn phí của Trello cho tối đa 10 bảng mỗi không gian làm việc, có thể thấy chật nếu bạn quản lý dự án ở nhiều phòng ban
• Thiếu tính năng chấm giờ và quản lý nguồn lực sẵn có

Trello là công cụ bạn chọn khi muốn bắt đầu theo dõi công việc trong chưa đầy năm phút, chứ không phải năm giờ.

2. Asana

Asana là nền tảng phần mềm quản lý dự án chỉn chu, cho nhiều khung nhìn linh hoạt và một giao diện gọn gàng để quản lý công việc giữa các nhóm. Nó cho bạn cấu trúc để tách dự án thành những đầu việc làm được, giao chủ sở hữu và đặt hạn rõ ràng, rồi theo dõi tiến độ mà không phải soi từng li từng tí.

Vì sao nó nổi bật: Asana mạnh nhất ở lối theo dõi công việc linh hoạt, cho nhiều khung nhìn dự án và một bộ tính năng đã chín ngay ở gói miễn phí. Nó xử lý mọi thứ, từ việc cá nhân tới dự án liên phòng ban, đều nhẹ nhàng như nhau.

Hợp nhất với: Cá nhân hoặc cặp đôi cần theo dõi dự án đầy đủ. Trước đây gói miễn phí của Asana cho tới 15 người dùng với số dự án không giới hạn, nên rất được nhóm nhỏ ưa chuộng. Tuy nhiên, từ tháng 11 năm 2025, gói miễn phí của Asana chỉ cho tối đa 2 người dùng với tài khoản mới. Tài khoản cũ lập trước mốc đó có thể vẫn giữ được quyền dùng tới 15 người.

Điểm mạnh chính:

• Gói miễn phí của Asana cho số công việc không giới hạn với tối đa hai người dùng, và không chặn số dự án bạn tạo
• Nhiều khung nhìn ngay ở gói miễn phí: danh sách, bảng (Kanban) và lịch
• Asana nối với hơn 200 công cụ, trong đó có Slack và Google Drive, nên dễ ghép vào quy trình sẵn có của bạn
• Giao diện gọn gàng, dễ hiểu, với bản tóm tắt dự án và cấu trúc công việc được thiết kế tốt
• Nhiều công cụ quản lý dự án miễn phí cho số dự án không giới hạn, và gói miễn phí của Asana cũng vậy

Hạn chế có thể gặp:

• Gói miễn phí của Asana chỉ cho tối đa 2 người dùng, hạn chế nặng khả năng cộng tác nhóm với người mới đăng ký
• Không có khung nhìn dòng thời gian hay Gantt ở gói miễn phí; muốn có thì phải nâng gói
• Những tính năng nâng cao như biểu mẫu yêu cầu, trường tùy chỉnh nâng cao và tự động hóa quy trình mạnh mẽ đều đòi gói trả phí
• Nền tảng có thể thấy quá thừa với những nhu cầu rất đơn giản

Nếu bạn làm một mình hoặc chỉ có một người cùng làm, gói miễn phí của Asana vẫn cho trải nghiệm thuộc hàng chỉn chu nhất hiện nay.

3. ClickUp

ClickUp tự định vị là "ứng dụng cho mọi thứ" trong quản lý dự án, nhồi một lượng tính năng khổng lồ vào một nền tảng duy nhất. Đây là công cụ quản lý dự án dựng cho những nhóm muốn tùy biến sâu mà chưa phải rút thẻ ngân hàng.

Vì sao nó nổi bật: Gói miễn phí của ClickUp cho số người dùng và số công việc không giới hạn, khiến nó là gói miễn phí hào phóng nhất xét về quy mô nhóm. Trong khi công cụ khác chặn bạn ở 2 hoặc 10 chỗ ngồi, ClickUp gỡ hẳn rào đó. ClickUp mạnh nhất ở các khung nhìn tùy biến, gồm Kanban, danh sách, lịch và hơn nữa.

Hợp nhất với: Nhóm đang lớn dần, muốn tùy biến và theo dõi thật rộng. Nếu bạn cần quản lý sprint, tài liệu cộng tác, chấm giờ sẵn có và nhiều khung nhìn dự án trong cùng một công cụ miễn phí, ClickUp đáp ứng được.

Điểm mạnh chính:

• Gói miễn phí của ClickUp cho số người dùng và số công việc không giới hạn, không chặn theo chỗ ngồi
• Nhiều khung nhìn gồm Kanban, danh sách, lịch và bảng sprint
• Chấm giờ sẵn có, nên bạn ghi giờ được mà không cần ứng dụng bên thứ ba
• Tài liệu cộng tác để viết tài liệu dự án ngay bên cạnh phần theo dõi công việc
• ClickUp có hơn 50 kết nối gốc với các nền tảng phổ biến
• Tính năng quản lý sprint cho nhóm làm theo agile
• Quay video ngay trong ứng dụng để trao đổi nhanh

Hạn chế có thể gặp:

• Tổng dung lượng tệp ở gói miễn phí chỉ 60 MB, cực kỳ chật với nhóm hay chia sẻ tài liệu và hình ảnh
• Có phần mềm miễn phí cho số công việc không giới hạn nhưng chặn số người dùng đang hoạt động; ClickUp làm ngược lại, chặn dung lượng và tính năng nâng cao
• Biểu đồ Gantt và các kết nối nâng cao bị khóa sau gói trả phí Unlimited giá 7 đô la mỗi người
• Lượng tính năng quá lớn có thể làm người mới thấy ngợp, và quá trình làm quen lâu hơn các công cụ đơn giản
• Người dùng miễn phí đôi khi gặp lời mời nâng gói khi lỡ chạm vào tính năng trả phí

ClickUp là công cụ theo dõi dự án miễn phí dành cho nhóm muốn khả năng tối đa và không ngại bỏ thời gian học nền tảng.

4. Monday.com

Monday.com mang màu sắc và năng lượng thị giác vào việc theo dõi dự án bằng giao diện bảng đặc trưng của mình. Mọi thành phần đều tùy chỉnh được, từ kiểu cột tới cách tô màu, khiến nó là một trong những công cụ quản lý dự án bắt mắt nhất trên thị trường.

Vì sao nó nổi bật: Giao diện của Monday.com đặt sự rõ ràng về thị giác lên hàng đầu. Các cột tùy chỉnh cho bạn theo dõi trạng thái dự án, mức ưu tiên, tiến độ và bất kỳ dữ liệu nào bạn cần. Nền tảng làm cho việc quản lý công việc bớt giống thủ tục hành chính và giống việc sắp xếp một bảng điều khiển được thiết kế đẹp hơn.

Hợp nhất với: Nhóm sáng tạo và những ai thích giao diện nhiều màu, cuốn hút. Nếu thẩm mỹ và mức dễ dùng quan trọng ngang chức năng, monday.com làm tốt cả hai.

Điểm mạnh chính:

• Bảng rất trực quan, tùy chỉnh được, có kéo thả
• Tài liệu và workdoc sẵn có để viết tài liệu dự án
• Trải nghiệm làm quen tốt với các mẫu dựng sẵn tùy chỉnh được
• Thiết kế đẹp, khuyến khích dùng đều và dễ được nhóm chấp nhận
• Hỗ trợ khung nhìn bảng Kanban cơ bản và danh sách ở gói miễn phí

Hạn chế có thể gặp:

• Gói miễn phí của Monday.com giới hạn 2 chỗ ngồi và 3 bảng, thuộc hàng eo hẹp nhất trong các gói miễn phí dành cho nhóm
• Tổng dung lượng tệp bị chặn ở 500 MB
• Không hề có tự động hóa hay kết nối nào ở gói miễn phí
• Vai trò khách và người xem không được hỗ trợ ở gói miễn phí
• Không nối được nhiều bảng trong bảng điều khiển, nên khó báo cáo xuyên nhiều dự án
• Số mục mỗi bảng bị chặn ở khoảng 1.000

Gói miễn phí eo hẹp của Monday.com hợp nhất khi dùng như một bản dùng thử, để xem giao diện có hợp với nhóm bạn không trước khi bỏ tiền lên gói trả phí.

5. Notion

Notion tiếp cận việc theo dõi dự án theo một cách khác hẳn. Thay vì đưa sẵn một giao diện quản lý dự án dựng trước, Notion cho bạn một không gian làm việc linh hoạt dựa trên cơ sở dữ liệu, nơi bạn tự dựng đúng hệ thống theo dõi mình cần.

Vì sao nó nổi bật: Notion gộp theo dõi dự án với tài liệu, ghi chú, wiki và quản lý tri thức trong một công cụ. Notion cho phép dựng cơ sở dữ liệu công việc và ghi chú dự án riêng, nên dữ liệu dự án và tài liệu tham chiếu nằm cạnh nhau.

Hợp nhất với: Cá nhân và nhóm nhỏ muốn một không gian làm việc gộp tất cả. Notion đặc biệt được ưa chuộng ở người làm một mình, người làm tự do và công ty khởi nghiệp nhỏ, những người muốn quản lý công việc, ghi biên bản họp và dựng tài liệu nội bộ mà không phải xoay xở nhiều ứng dụng.

Điểm mạnh chính:

• Gói cá nhân miễn phí cho số trang và số khối không giới hạn khi dùng một mình
• Khung nhìn cơ sở dữ liệu linh hoạt: bảng biểu, bảng, lịch, danh sách, thư viện ảnh và dòng thời gian
• Khối nội dung phong phú để nhúng tệp, mã, phương tiện và hơn nữa
• Chợ mẫu mạnh mẽ để dựng dự án nhanh
• Dùng tốt như nhau cho việc cá nhân lẫn theo dõi dự án của nhóm
• API mạnh cho các kết nối tùy chỉnh và bộ dựng quy trình

Hạn chế có thể gặp:

• Đường học dốc hơn so với các công cụ quản lý dự án dựng sẵn; tự dựng hệ thống từ đầu đòi hỏi phải tính toán
• Không có chấm giờ, biểu đồ Gantt hay phân bổ nguồn lực sẵn có
• Có thể thành ngợp với người chỉ cần theo dõi công việc đơn giản
• Gói miễn phí cho nhóm chỉ giới hạn trong thời gian dùng thử; gói miễn phí cá nhân bền hơn
• Không lý tưởng cho dự án phức tạp cần quản lý quan hệ phụ thuộc hay phân tích đường găng
• Có giới hạn về số cộng tác viên khách ở gói miễn phí

Notion ít giống một công cụ theo dõi dự án hơn là một tấm toan trắng. Nếu bạn thích tự dựng hệ thống, nó mạnh vô cùng. Nếu bạn chỉ muốn quản lý quy trình ngay khi mở hộp, hãy tìm nơi khác.

6. Jira

Jira là chuẩn mực của ngành cho các nhóm phát triển phần mềm theo agile. Do Atlassian dựng nên, nó được thiết kế riêng cho phương pháp Scrum và Kanban, với khả năng theo dõi vấn đề sâu, lập kế hoạch sprint và kết nối với công cụ lập trình.

Vì sao nó nổi bật: Trong khi phần lớn công cụ theo dõi dự án miễn phí là dân đa năng, Jira là dân chuyên. Nó được dựng từ gốc cho quy trình phát triển phần mềm, hỗ trợ sẵn epic, story, lỗi và sprint. Gói miễn phí của Jira cho tới 10 người dùng với dự án agile, mang lại cho nhóm phát triển nhỏ một nền tảng agile đầy đủ tính năng mà không mất tiền.

Hợp nhất với: Nhóm phát triển dùng Scrum hoặc Kanban, cần quản lý sprint, chăm sóc backlog và theo dõi bản phát hành.

Điểm mạnh chính:

• Theo dõi vấn đề nâng cao với loại vấn đề, mức ưu tiên và quy trình tùy chỉnh
• Công cụ lập kế hoạch sprint kèm theo dõi vận tốc và biểu đồ burndown
• Gói miễn phí của Jira giới hạn 10 người dùng, nhưng 10 người ấy được dùng gần như trọn bộ tính năng
• Jira có hơn 1.000 kết nối với công cụ lập trình như GitHub, Bitbucket và các luồng CI/CD
• Quy tắc tự động hóa mạnh (số lượt chạy bị giới hạn ở gói miễn phí, nhưng vẫn dùng được)
• Khung nhìn lộ trình để theo dõi tiến độ dự án qua các bản phát hành
• Gói miễn phí thường có tự động hóa cơ bản kèm giới hạn, và gói miễn phí của Jira là ví dụ vững chắc

Hạn chế có thể gặp:

• Quá thừa với nhóm không làm kỹ thuật; giao diện và thuật ngữ mặc định rằng bạn đã quen với agile
• Giao diện phức tạp, phải bỏ công mới học được cho tới nơi
• Không hợp lắm cho việc theo dõi dự án kinh doanh chung, luồng sáng tạo hay nhóm tiếp thị
• Giới hạn 10 người dùng ở gói miễn phí (dù vậy vẫn hào phóng so với Asana hay Monday.com)
• Gói miễn phí của Jira chỉ cho tối đa 10 người dùng, có thể không đủ với nhóm phát triển lớn hơn

Nếu bạn quản lý dự án phát triển phần mềm bằng Scrum hoặc Kanban, gói miễn phí của Jira rất khó bị vượt. Nếu bạn theo dõi chiến dịch tiếp thị hay việc của khách hàng, hãy đọc tiếp.

7. OpenProject

OpenProject là lựa chọn mã nguồn mở trong danh sách này, cho bạn toàn quyền sở hữu dữ liệu và khả năng tự vận hành máy chủ. Bản Community Edition dùng giấy phép GPL v3 và có bộ tính năng ngang ngửa nhiều công cụ trả phí.

Vì sao nó nổi bật: OpenProject hoàn toàn mã nguồn mở với toàn quyền sở hữu dữ liệu. Với tổ chức lo về riêng tư dữ liệu, về việc bị trói vào nhà cung cấp hay về tuân thủ quy định, bản Community Edition của OpenProject là công cụ duy nhất trong danh sách này cho phép bạn tự đặt mọi thứ trên hạ tầng của mình.

Hợp nhất với: Tổ chức đặt riêng tư dữ liệu và giải pháp mã nguồn mở lên hàng đầu. Cũng rất hợp với nhóm cần cả quản lý dự án kiểu cổ điển (thác nước) lẫn agile trong cùng một công cụ.

Điểm mạnh chính:

• Biểu đồ Gantt đầy đủ kèm theo dõi quan hệ phụ thuộc ngay ở bản miễn phí
• Chấm giờ sẵn có với việc ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc
• Hỗ trợ bảng agile (Kanban và Scrum), backlog và bảng sprint
• Không có giới hạn người dùng do nhà cung cấp áp đặt; sức chứa tùy vào môi trường máy chủ của bạn
• Khung nhìn lộ trình và quản lý danh mục dự án để theo dõi nhiều dự án ở cấp tổ chức
• Có sẵn khung nhìn lịch và bảng kế hoạch nhóm
• Quản lý tệp kèm kết nối Nextcloud để lưu dữ liệu dự án
• Chức năng vững vàng, bao trùm cả quy trình cổ điển, agile lẫn kiểu lai

Hạn chế có thể gặp:

• Cần kỹ thuật để tự dựng máy chủ; không phải kiểu "đăng ký là chạy" như các công cụ đám mây
• Trải nghiệm người dùng kém chỉn chu hơn so với công cụ phổ thông như Asana hay Monday.com
• Hỗ trợ dựa vào cộng đồng chứ không có cam kết dịch vụ mức doanh nghiệp
• Tính năng doanh nghiệp như đăng nhập một lần và quản trị nâng cao đòi bản trả phí
• Cộng đồng người dùng nhỏ hơn nên ít hướng dẫn và tài liệu từ bên thứ ba
• Không có gói miễn phí chạy sẵn trên đám mây; bạn phải tự dựng máy chủ của mình

OpenProject là công cụ theo dõi dự án miễn phí cho những nhóm muốn kiểm soát trọn vẹn dữ liệu dự án mà không phụ thuộc nhà cung cấp.

So sánh nhanh các công cụ theo dõi dự án miễn phí tốt nhất

Đây là bảng đối chiếu những gì mỗi công cụ cho bạn ở gói miễn phí:

Tóm tắt nhanh:

• Trello – Tốt nhất cho việc theo dõi dự án trực quan đơn giản, với gói miễn phí hào phóng cho nhu cầu vừa phải
• Asana – Tốt nhất cho quản lý dự án nhóm toàn diện (nếu bạn xoay xở được trong 2 chỗ ngồi)
• ClickUp – Tốt nhất cho người dùng không giới hạn và tính năng nâng cao ở gói miễn phí vĩnh viễn
• Monday.com – Tốt nhất cho bảng dự án nhiều màu, cuốn hút (dù bản miễn phí bị siết chặt)
• Notion – Tốt nhất cho việc gộp theo dõi dự án với tài liệu
• Jira – Tốt nhất cho nhóm phát triển phần mềm agile cần quản lý sprint
• OpenProject – Tốt nhất cho nhu cầu mã nguồn mở và riêng tư dữ liệu

Cũng nên nhớ là ngoài danh sách này còn nhiều phần mềm quản lý dự án khác. Chẳng hạn, gói miễn phí của Wrike cho tới 200 công việc đang hoạt động và Wrike nối được với Microsoft 365, Google Workspace và Slack, nên là lựa chọn khá ổn cho nhóm nhỏ không cần số công việc không giới hạn. Freedcamp là một công cụ miễn phí khác, cho số người dùng và dự án không giới hạn kèm chấm giờ sẵn có.

Chọn công cụ theo dõi dự án miễn phí phù hợp thế nào

Với bảy lựa chọn mạnh trên bàn, quyết định đúng phụ thuộc vào ba yếu tố: quy mô nhóm, độ phức tạp của dự án và cách làm việc riêng của bạn.

Chọn theo quy mô nhóm

Quy mô nhóm thường là yếu tố quyết định lớn nhất, vì phần lớn ứng dụng quản lý dự án miễn phí đều chặn số người dùng khá gắt.

Người làm một mình: Gần như công cụ nào cũng được, nhưng Asana, Notion và Trello cho trải nghiệm gọn gàng nhất với việc cá nhân và theo dõi dự án riêng. Gói cá nhân miễn phí của Notion đặc biệt mạnh với người làm một mình muốn gộp quản lý công việc với ghi chú và tài liệu.

Nhóm 2–5 người: Trello (10 cộng tác viên) và ClickUp (người dùng không giới hạn) là hai lựa chọn mạnh nhất. Gói miễn phí của Jira cho tới 10 người dùng, nên khả thi với nhóm phát triển nhỏ. Monday.com và Asana đều chặn ở 2 người dùng với bản miễn phí, điều này không dùng được với phần lớn nhóm nhỏ.

Nhóm từ 6–10 người trở lên: Gói miễn phí vĩnh viễn của ClickUp với số người dùng không giới hạn thắng rõ rệt ở nhóm đông. Jira dùng được cho nhóm phát triển tới 10 người. OpenProject không bị nhà cung cấp chặn nếu bạn tự dựng máy chủ. Gói miễn phí của Wrike cho tới 200 công việc đang hoạt động, hợp với nhóm nhỏ có khối lượng việc vừa phải.

Xu hướng chung của cả ngành là các công ty đang đẩy nhóm sang gói trả phí bằng cách cắt bớt số chỗ ngồi miễn phí. Việc Asana giảm từ 15 xuống 2 chỗ hồi năm 2025 là một ví dụ rõ ràng.

Chọn theo độ phức tạp của dự án và cách quản lý công việc

Quy trình đơn giản: Nếu bạn quản lý lịch nội dung, theo dõi một đợt ra mắt sản phẩm hay sắp xếp việc cá nhân, bảng Kanban của Trello hay khung nhìn danh sách của Asana là quá đủ. Bạn không cần hoạch định năng lực hay lập ngân sách cho một danh sách việc cần làm đơn giản.

Dự án phức tạp: Nếu bạn cần tách dự án thành việc con có quan hệ phụ thuộc, quản lý tiến độ giữa nhiều nhóm và theo dõi trạng thái dự án bằng biểu đồ Gantt, hãy chọn ClickUp, Jira hay OpenProject. Những công cụ này hỗ trợ kế hoạch dự án có phân cấp, quan hệ phụ thuộc và cách hiển thị tiến độ mà công cụ đơn giản hơn không có.

Nhu cầu quản lý danh mục dự án: Nếu bạn theo dõi nhiều dự án ở cấp danh mục, khung nhìn lộ trình của OpenProject và Spaces của ClickUp cho bạn nhiều cấu trúc hơn Trello hay Notion.

Chọn theo ngành nghề và cách làm việc

Nhóm sáng tạo: Monday.com và Trello cho trải nghiệm bắt mắt nhất. Notion hợp với nhóm cần gộp bản tóm tắt ý tưởng sáng tạo với việc theo dõi đầu việc. Những công cụ này giúp cộng tác trôi chảy mà không đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật.

Nhóm phát triển phần mềm: Jira là lựa chọn mặc định cho quy trình agile. ClickUp cũng có quản lý sprint và bảng agile. OpenProject hỗ trợ cả Scrum lẫn quản lý dự án truyền thống cho nhóm pha trộn nhiều phương pháp.

Dùng cho kinh doanh nói chung: Asana và ClickUp bao phủ dải nhu cầu kinh doanh rộng nhất. Cả hai đều có tính năng quản lý khối lượng việc và đủ linh hoạt để hợp với nhiều phòng ban. Nếu bạn đem chúng so với một công cụ cũ như Microsoft Project, bạn sẽ thấy các lựa chọn đám mây hiện đại dựng nhanh hơn và được thiết kế để cộng tác ngay từ gốc.

Nhóm làm việc với bên liên quan bên ngoài: Hãy kiểm tra xem gói miễn phí có cho khách truy cập không. Phần lớn gói miễn phí chặn vai trò khách và người xem, và điều đó có thể là điểm chốt nếu bạn cần chia sẻ tiến độ dự án với khách hàng hay nhà cung cấp.

Công cụ theo dõi dự án miễn phí nào hợp với bạn nhất?

Vẫn chưa chắc? Đây là câu trả lời nói thẳng:

Chọn Trello nếu bạn muốn trải nghiệm theo dõi dự án trực quan đơn giản nhất. Gói miễn phí của Trello cho tới 10 bảng mỗi không gian làm việc với số thẻ không giới hạn, và giao diện kéo thả thì không cần học gì cả. Đây là công cụ quản lý dự án miễn phí tốt nhất cho nhóm chỉ muốn quản lý quy trình bằng hình ảnh.

Chọn Asana nếu bạn cần bộ tính năng quản lý dự án toàn diện để cộng tác nhóm. Gói miễn phí của Asana cho số công việc không giới hạn với tối đa 2 người dùng, kèm khung nhìn danh sách, bảng và lịch. Đây là phần mềm quản lý dự án chỉn chu nhất về trải nghiệm người dùng, giúp người quản lý dự án giao việc, đặt hạn và theo dõi tiến độ một cách bài bản.

Chọn ClickUp nếu bạn muốn nhiều tính năng nhất và số người dùng không giới hạn ở gói miễn phí. Gói miễn phí của ClickUp cho số người dùng và số công việc không giới hạn, rất hợp để quản lý dự án ở những nhóm đang lớn dần. Bạn có các tính năng cốt lõi như theo dõi công việc, quản lý sprint và tài liệu cộng tác mà không phải trả tiền. Cái giá là đường học dốc hơn và dung lượng tệp rất eo hẹp.

Chọn Monday.com nếu vẻ đẹp thị giác và khả năng tùy chỉnh quan trọng nhất với bạn. Bảng của Monday.com được thiết kế rất đẹp, có quy trình tự động và cột tùy chỉnh. Tuy nhiên, gói miễn phí eo hẹp (2 người dùng, 3 bảng) nghĩa là bạn sẽ sớm phải nâng gói.

Chọn Notion nếu bạn muốn gộp theo dõi dự án với tài liệu. Lối tiếp cận dựa trên cơ sở dữ liệu của Notion cho bạn quản lý công việc, viết ghi chú dự án và dựng wiki nội bộ trong cùng một không gian. Đây là lựa chọn quản lý dự án miễn phí tốt nhất cho người làm tri thức, những ai ghét phải nhảy qua nhảy lại giữa các ứng dụng.

Chọn Jira nếu bạn quản lý dự án phát triển phần mềm. Gói miễn phí của Jira cho tới 10 người dùng với đầy đủ khả năng agile. Lập kế hoạch sprint, quản lý backlog và hơn 1.000 kết nối khiến nó là công cụ miễn phí được nhóm phát triển chọn. Gói miễn phí của Wrike cho tới 200 công việc đang hoạt động là một lựa chọn thay thế, nhưng tính năng chuyên cho agile của Jira sâu hơn.

Chọn OpenProject nếu quyền sở hữu dữ liệu và mã nguồn mở là ưu tiên. Đây là công cụ duy nhất trong danh sách này cho phép tự vận hành máy chủ hoàn toàn, kèm biểu đồ Gantt, chấm giờ và phân bổ nguồn lực ngay ở bản miễn phí. Người quản lý dự án cần tiết kiệm thời gian cho các vấn đề tuân thủ và chủ quyền dữ liệu sẽ quý cái quyền kiểm soát trọn vẹn này.

Lời kết

Công cụ theo dõi dự án miễn phí tốt nhất là công cụ mà nhóm bạn thật sự chịu dùng. Mọi công cụ trong danh sách này đều giải được bài toán cốt lõi là quản lý dự án, nhưng mỗi bên đi một hướng khác nhau. Có công cụ quản lý dự án cho vô số tiện ích mở rộng và rất nhiều khung nhìn. Có công cụ tập trung vào sự đơn giản và tốc độ. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào cách nhóm bạn làm việc, chứ không phải vào việc công cụ nào có danh sách tính năng dài nhất.

Với phần lớn nhóm nhỏ và cá nhân, một gói miễn phí là quá đủ. Bạn có thể quản lý công việc, theo dõi tiến độ trên nhiều dự án và cộng tác hiệu quả mà không tốn đồng nào. Nhiều công cụ quản lý dự án miễn phí cho số dự án và công việc không giới hạn, đủ đáp ứng nhu cầu của hầu hết dự án dưới quy mô doanh nghiệp lớn.

Vì mọi công cụ ở đây đều có gói miễn phí, thử hai ba cái chẳng mất gì về tiền bạc. Hãy đăng ký, bỏ ra 30 phút dựng một dự án thật, rồi xem giao diện và cách làm việc nào thấy tự nhiên. Trải nghiệm tay chân ấy sẽ nói cho bạn nhiều hơn bất cứ bài so sánh nào.

Một lời nói thật: hãy để ý xu hướng gói miễn phí ngày càng bị co lại. Các công ty ngày càng siết người dùng miễn phí để đẩy nhóm sang gói trả phí. Nếu bạn tìm được một gói miễn phí hào phóng dùng tốt hôm nay, hãy dựng cách làm việc ở đó, nhưng vẫn nên trông chừng những thay đổi về giá. Khi nhóm bạn vượt khỏi gói miễn phí, bạn sẽ phải cân xem việc nâng lên gói trả phí có đáng giá không, so với chuyện chuyển sang một công cụ khác có gói miễn phí rộng rãi hơn.

Bắt đầu theo dõi đi. Thôi đoán mò. Công cụ theo dõi dự án miễn phí phù hợp đang chờ bạn.