Europäische Alternative zu Asana und ClickUp: Die besten Optionen für ein DSGVO-konformes Projektmanagement

Wenn Ihr Team mit Asana, Monday.com oder ClickUp arbeitet, wissen Sie bereits, wie leistungsstark diese Plattformen sein können. Sie kennen jedoch auch den Nachteil: Ihre Projektdaten werden auf US-Servern gespeichert, unterliegen US-Recht und sind Rahmenwerken wie dem CLOUD Act ausgesetzt, die eine Offenlegung ohne Ihr Wissen erzwingen können. Für europäische Unternehmen, die sich mit den Anforderungen der DSGVO, NIS2, DORA und Schrems II auseinandersetzen müssen, lässt sich dieser Nachteil immer schwerer rechtfertigen.

Europäische Projektmanagement-Tools entsprechen standardmäßig den Vorgaben der DSGVO und erfordern keine zusätzlichen Unternehmenserweiterungen. Sie speichern Daten in der EU, unterliegen der Rechtshoheit der EU, bieten lokalen Kundensupport in Ihrer Zeitzone und Sprache und sorgen ohne Umwege für eine mehrwertsteuerkonforme Rechnungsstellung. Die Funktionslücke, die US-amerikanische Tools einst zur naheliegenden Wahl machte, hat sich drastisch verringert.

Dieser Leitfaden stellt sieben europäische Alternativen vor, die die etablierten US-Anbieter ersetzen oder ergänzen können, erläutert die jeweiligen Stärken der einzelnen Lösungen und zeigt auf, wie Sie das richtige Projektmanagement-Tool für den konkreten Arbeitsablauf Ihres Teams auswählen können.

So haben wir die besten europäischen Projektmanagement-Tools ausgewählt

Wir haben jedes Tool anhand von sechs Kriterien bewertet, die beim Austausch eines in den USA ansässigen PM-Tools durch ein europäisches Tool von größter Bedeutung sind:

• Einhaltung der DSGVO und Datenspeicherung innerhalb der EU. Wo werden Ihre Daten physisch gespeichert? Unterliegt das Unternehmen der Gerichtsbarkeit der EU? Viele europäische Projektmanagement-Tools bieten Selbsthosting-Optionen für Organisationen an, die vollständige Souveränität benötigen.
• Funktionsumfang. Kann das Tool mit den Funktionen von Asana, Monday.com und ClickUp in den Bereichen Ansichten, Aufgabenverwaltung, Abhängigkeiten, Berichterstellung und Automatisierung mithalten? Oder deckt es nur einen Teil davon ab?
• Lokaler Kundensupport und europäische Geschäftspraktiken. Unterstützung in der Muttersprache, EU-Abrechnungsstandards, Vertrautheit mit den lokalen regulatorischen Anforderungen.
• Preistransparenz mit mehrwertsteuerkonformer Rechnungsstellung. Keine versteckten Währungsumrechnungen oder fehlenden Steuerunterlagen.
• Integration mit europäischer Unternehmenssoftware. SSO, CalDAV, Export von Buchhaltungsdaten, Dateispeicherung (Nextcloud usw.).
• Offline-Fähigkeit und Datenkontrolle. Ausschließlich in der Cloud, selbst gehostet oder „Local-First“-Speicherung? Inwieweit funktioniert das System auch ohne Internetverbindung?

Die 7 besten europäischen Alternativen zu Asana, Monday.com und ClickUp

1. Ceyu

Eine deutsche B2B-Arbeitsplattform, die ein visuelles Whiteboard mit unbegrenzter Fläche und eine umfassende Projektmanagement-Suite in einem Abonnement vereint.

Warum es sich von anderen abhebt

Die meisten Teams zahlen heutzutage für zwei separate Tools: ein Whiteboard für die visuelle Zusammenarbeit (Miro, FigJam – FigJam ist ein visuelles Kollaborationstool, das Miro ähnelt) und ein PM-Tool für das Aufgabenmanagement und die Terminplanung. Ceyu vereint beide in einer einzigen Plattform, sodass eine Aufgabe auf das Board-Objekt verweisen kann, aus dem sie stammt. Die Referenz, die eine Entscheidung begründet hat, befindet sich direkt neben der Arbeit, durch die sie umgesetzt wird.

Die Speicherung erfolgt vorrangig lokal. Die Boards werden auf die Festplatte des Nutzers geschrieben und bleiben offline vollständig bearbeitbar – es handelt sich nicht um einen schreibgeschützten Cache. Die Cloud-Synchronisierung ist optional und durchgehend verschlüsselt, wobei die Schlüssel auf dem Gerät generiert werden. Ein Administrator kann für den gesamten Arbeitsbereich eine Richtlinie erzwingen, wonach Daten ausschließlich lokal gespeichert werden dürfen. Der Betrieb erfolgt von Deutschland aus unter Einhaltung der DSGVO mit einem namentlich benannten Verantwortlichen.

Das Whiteboard verarbeitet kreative Inhalte nativ: hochauflösende Konzeptzeichnungen, Animationsclips mit Einzelbild-Wiedergabe, mehrseitige PDF-Dateien und 3D-Modelle im GLB-/GLTF-Format – direkt auf dem Board und nicht als Download-Links. Boards können aus Miro, FigJam, Excalidraw und Mural importiert werden.

Am besten geeignet für

• Kreativagenturen, Spieleentwicklungsstudios und interne Designteams, die visuelle Inhalte und Produktionsplanung aus einer Hand benötigen
• EU-Organisationen mit strengen Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort oder mit isolierten Netzwerken
• Studios, die nicht mehr zwei Rechnungen für einen Auftrag bezahlen möchten

Kernkompetenzen und Aufgabenmanagement

• Ersetzt sowohl ein Whiteboard-Tool als auch ein Projektmanagement-Tool durch ein einziges Abonnement und reduziert so den Kontextwechsel
• Die Arbeitsmanagement-Suite umfasst Projekte und Portfolios, Aufgaben und Unteraufgaben mit Abhängigkeiten, benutzerdefinierte Felder, benutzerdefinierte Status, gespeicherte Filter sowie Aufgabenvorlagen – dargestellt in fünf Ansichten: Kanban-Board mit Swimlanes, kompakte Liste, Gantt-Diagramm mit kritischem Pfad, Zeitleiste für mehrere Projekte sowie Kalender neben Google Kalender
• Gantt-Diagramme, Kapazitätsplanung auf Basis des jeweiligen Arbeitskalenders sowie eine integrierte Zeiterfassung mit Timer, manueller Eingabe und Wochenübersicht
• Ausgaben mit Beleg-PDFs, Kundendaten sowie erweiterte Auswertungen zu Arbeitszeiten, Kosten und Fortschritt pro Projekt
• Automatisierungsregeln, schreibgeschützte Client-Links (Gastzugang ohne Kauf einer Lizenz) und Workload-Management im gesamten Team
• Die KI fasst Berichte direkt auf dem Endgerät kostenlos zusammen; Cloud-basierte KI-Funktionen geben vor der Ausführung ihre Kosten an, verwenden ein fest zugeordnetes Modell ohne unauffällige Fallbacks und können arbeitsbereichsweit deaktiviert werden. Einheitliche Arbeitsbereiche verbinden übergeordnete Strategien mit dem Tagesgeschäft, und die KI-Funktionen in diesen Arbeitsbereichen decken Risiken frühzeitig auf.
• Der kostenlose Tarif umfasst 3 Boards und 3 Projekte. Die kostenpflichtigen Tarife reichen von „Plus“ (unbegrenzte Anzahl an Boards und Projekten, Aufgabenabhängigkeiten, Zeiterfassung) über „Pro“ (Gantt-Diagramm, Kapazitätsplanung, Echtzeit-Multiplayer, verschlüsselte Synchronisierung) bis hin zu „Studio“ (Teamrollen, Automatisierungsregeln, Spesenabrechnung, Kundenberichte) und „Enterprise“ (SSO, SCIM, Workspace-weite Richtlinie für ausschließlich lokale Speicherung).

Mögliche Einschränkungen

• Bislang gibt es noch keine öffentliche API und keine Webhooks – beides ist neben einer Community-Vorlagengalerie in der öffentlichen Roadmap vorgesehen.
• Da es sich im Vergleich zu etablierten Alternativen um einen relativ neuen Anbieter handelt, befindet sich das Ökosystem der Integrationen von Drittanbietern noch im Aufbau.

2. Awork

Eine deutsche Projektmanagement-Plattform, die speziell für Agenturen und Kreativteams entwickelt wurde und über leistungsstarke Funktionen zur Zeiterfassung und zum Ressourcenmanagement verfügt.

Warum es sich von anderen abhebt

awork konzentriert sich auf Kreativagenturen und Beratungsunternehmen – auf die Arbeitsabläufe, Abrechnungszyklen und Compliance-Anforderungen, mit denen deutsche und österreichische Dienstleistungsunternehmen täglich konfrontiert sind. Die Daten werden ausschließlich in Deutschland über Microsoft Azure Germany gehostet, wobei ein externer Datenschutzbeauftragter eingesetzt wird und strenge Kontrollen der Auftragsverarbeiter gelten. Die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert und verfügt über eine Verschlüsselung sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand.

Am besten geeignet für

• Deutsche und österreichische Agenturen, die eine Einhaltung der lokalen Vorschriften sowie Unterstützung durch Muttersprachler in deutscher Sprache benötigen
• Teams, bei denen die native Zeiterfassung, die Genauigkeit der Rechnungsstellung und die Ressourcenplanung im Vordergrund stehen

Kernkompetenzen

• Benutzeroberfläche und Kundensupport in deutscher Sprache in den Zeitzonen der EU
• Enge Anbindung an europäische Buchhaltungssysteme und Geschäftsabläufe
• Ressourcenplanung mit Kapazitätsübersichten und Auslastungsmanagement
• KI-gestützte Projekt- und Aufgabenerstellung mit Transparenz hinsichtlich der Einhaltung des EU-KI-Gesetzes

Mögliche Einschränkungen

• Weniger Funktionen für die visuelle Zusammenarbeit als bei kombinierten Tools – möglicherweise benötigen Sie dennoch ein separates Whiteboard
• Der Schwerpunkt liegt in erster Linie auf deutschsprachigen Märkten, was den Nutzen für vielfältige Teams in der gesamten EU einschränken könnte

3. Vikunja

Ein Open-Source-Projektmanagement-Tool aus Deutschland, das Sie selbst hosten können und das über verschiedene Ansichtsoptionen sowie vollständige Datensouveränität verfügt.

Warum es sich von anderen abhebt

Mit Vikunja behalten Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Daten. Sie können die Software auf Ihrer eigenen Infrastruktur selbst hosten oder die in der EU gehostete Cloud-Version nutzen, die auf Hetzner-Servern in Deutschland und Finnland läuft. Der Quellcode unterliegt der AGPLv3-Lizenz – Sie können jede einzelne Zeile überprüfen.

Am besten geeignet für

• Organisationen, die eine vollständige Kontrolle über ihre Daten benötigen und Projekte so verwalten möchten, dass keine Daten ihre Infrastruktur verlassen
• Entwicklerteams und technische Teams, die über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um eigene Instanzen zu betreiben

Kernkompetenzen

• Verschiedene Ansichten: Kanban-Board, Gantt-Diagramm, Listen und Tabellen
• Etiketten, wiederkehrende Aufgaben, Fälligkeitstermine, Teilprojekte und Unteraufgaben
• CalDAV-Integration für die Kalendersynchronisierung
• Keine Anbieterabhängigkeit dank Open-Source-Code
• Die Preise für die Cloud-Nutzung beginnen bei etwa 4 € pro Monat für den privaten Gebrauch und bei 5 € pro Monat für Unternehmen; die selbst gehostete Version ist kostenlos

Mögliche Einschränkungen

• Erfordert technische Einrichtung und Wartung – Sie müssen im Vorfeld Zeit in die Bereitstellung investieren (Go-Backend, Vue.js-Frontend, Docker oder Binärdatei)
• Im Vergleich zu kommerziellen Lösungen begrenzte Integrationsmöglichkeiten; weniger Automatisierungsregeln und Vorlagen
• Die Optimierung der Benutzeroberfläche könnte hinter größeren kommerziellen Plattformen zurückbleiben

4. Freiraum

Ein modernes deutsches Projektplanungstool im Gantt-Stil mit integrierter KI und Erfassung der CO₂-Emissionen.

Warum es sich von anderen abhebt

Freispace verfolgt einen ungewöhnlichen Ansatz, indem es Nachhaltigkeitskennzahlen direkt in das Projektmanagement integriert. Über die Termin- und Ressourcenplanung hinaus erfasst es die mit Projekten verbundenen CO₂-Emissionen – was für Unternehmen mit ESG-Berichtspflichten von Bedeutung ist. Zudem unterstützt es die Kompatibilität mit der EU-E-Rechnung, wodurch es sich nahtlos in europäische Geschäftspraktiken einfügt.

Am besten geeignet für

• Umweltbewusste Organisationen, die neben der Projektplanung auch Nachhaltigkeitsdaten benötigen
• Teams, die sich auf die Ressourcenplanung und Gantt-basierte Planungsabläufe konzentrieren

Kernkompetenzen

• Kompatibilität mit der EU-E-Rechnung für vorschriftsmäßige Rechnungsstellung in Europa
• Integrierte CO₂-Bilanzierung für ein nachhaltiges Projektmanagement
• Moderne, KI-gestützte Planungstools für das Sprint-Management und die Terminplanung
• Eine übersichtliche, auf das Wesentliche konzentrierte Benutzeroberfläche mit einer überschaubaren Einarbeitungszeit

Mögliche Einschränkungen

• Geringerer Funktionsumfang im Vergleich zu All-in-One-Lösungen – weniger geeignet für komplexe Arbeitsabläufe, die ein Portfoliomanagement oder die Zusammenarbeit am Whiteboard erfordern
• Im Vergleich zu umfassenderen Plattformen sind die Funktionen für die Zusammenarbeit eingeschränkt

5. Taiga

Eine spanische Open-Source-Plattform für das Projektmanagement, die speziell für agile Entwicklungs- und Scrum-Teams konzipiert wurde.

Warum es sich von anderen abhebt

Taiga wurde speziell für agile Entwicklungs- und Scrum-Teams konzipiert und bietet erstklassige Unterstützung für Backlogs, Sprints, Burndown-Diagramme und Work-in-Progress-Limits. Es ist sowohl als gehosteter Dienst als auch zur Eigenhostung verfügbar und verfügt über integriertes Datenhosting in der EU sowie Einhaltung der DSGVO.

Am besten geeignet für

• Agile Entwicklungsteams und funktionsübergreifende Teams, die Scrum oder Kanban einsetzen
• Organisationen, die eine europäische Open-Source-Lösung für Softwareprojekte suchen

Kernkompetenzen

• Umfassende Funktionen für agiles Projektmanagement: Sprint-Management, Backlog-Grooming, Burndown-/Burnup-Diagramme
• Rollenbasierte Berechtigungen, anpassbare Arbeitsabläufe und Obergrenzen für laufende Aufträge
• API-Integrationsfunktionen zur Anbindung an CI/CD-Pipelines und andere Entwicklertools
• Selbsthosting für vollständige Kontrolle über Ihre Daten; geringe Kosten selbst bei gehosteten Tarifen

Mögliche Einschränkungen

• Der Schwerpunkt liegt in erster Linie auf Arbeitsabläufen in der Softwareentwicklung – für nicht-technische Teams könnte die Benutzeroberfläche jedoch etwas überfordernd sein
• Weniger geeignet für Kreativ- oder Marketingteams, die Visualisierungstafeln, Zeiterfassung oder die Verwaltung von Arbeitsmaterialien benötigen
• Eingeschränkte Funktionen für die Ressourcenplanung und Abrechnung

6. Nextcloud-Deck

Ein einfaches Kanban-Board für das Projektmanagement, das in die selbst gehostete Produktivitätssuite Nextcloud integriert ist.

Warum es sich von anderen abhebt

Falls Ihr Unternehmen bereits Nextcloud für die Dateifreigabe und Zusammenarbeit nutzt, erweitert Deck Ihre Lösung ohne zusätzliche Kosten um eine Aufgabenverwaltung. Es ist Teil einer umfassenden europäischen Produktivitätssuite, die Dateien, Kalender, E-Mail und Videoanrufe umfasst – alles selbst gehostet.

Am besten geeignet für

• Organisationen, die bereits die Nextcloud-Infrastruktur nutzen
• Kleine Teams, die ein einfaches Kanban-System mit enger Dateiintegration und unbegrenztem Speicherplatz auf ihren eigenen Servern benötigen

Kernkompetenzen

• Nahtlose Dateifreigabe und Zusammenarbeit innerhalb des Nextcloud-Ökosystems
• Für bestehende Nextcloud-Nutzer fallen keine zusätzlichen Abonnementkosten an
• Entwicklung mit Sitz in Europa, vollständige Eigenhosting-Möglichkeit, uneingeschränkte Datenhoheit
• Lässt sich mit dem Kalender, den Kontakten und anderen Apps von Nextcloud integrieren

Mögliche Einschränkungen

• Lediglich grundlegende Projektmanagement-Funktionen – keine Gantt-Diagramme, keine Kapazitätsplanung, keine Portfolio-Dashboards
• Erfordert die Einrichtung einer Nextcloud-Infrastruktur sowie deren laufende Wartung
• Kein eigenständiges Projektmanagement-Tool; im Vergleich zu spezialisierten Plattformen begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

7. HelpSpace

Eine deutsche Kundensupport-Lösung, die Ticketverwaltung mit interner Aufgabenverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen kombiniert.

Warum es sich von anderen abhebt

HelpSpace verbindet Kundensupport und internes Projektmanagement in einem Arbeitsbereich. Für kleine Unternehmen, die sowohl die Kommunikation mit Kunden als auch interne Abläufe abwickeln, entfällt dadurch die Notwendigkeit, separate Tools für Tickets und Aufgaben zu nutzen.

Am besten geeignet für

• Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, die sich mit Kundenbetreuung und Projektabwicklung befassen
• Teams, die Kundenkommunikation und Aufgabenmanagement in Verbindung mit der Einhaltung deutscher Vorschriften benötigen

Kernkompetenzen

• Integrierte Kundenkommunikation, Wissensdatenbank und Aufgabenverwaltung
• Berichtsfunktionen, die sowohl Supportkennzahlen als auch den Projektstatus abdecken
• Compliance, Hosting und Support in Deutschland
• Geringer Verwaltungsaufwand und unkomplizierte Einrichtung für kleine Teams

Mögliche Einschränkungen

• Beschränkt auf grundlegende Projektmanagement-Funktionen – kein Gantt-Diagramm, keine Ressourcenplanung, keine erweiterten Berichtsfunktionen
• Der Schwerpunkt liegt in erster Linie auf Workflows im Kundensupport, was für Unternehmensteams oder Studios möglicherweise nicht geeignet ist

Kurzer Vergleich der besten europäischen Projektmanagement-Tools und Funktionen für die Zusammenarbeit

Bevor wir uns die vollständige Aufschlüsselung genauer ansehen, finden Sie hier einen Vergleich der sieben Tools mit den etablierten US-Anbietern hinsichtlich der wichtigsten Funktionen. Zum Vergleich: ClickUp Unlimited kostet 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat inklusive Zeiterfassung, Monday.com Pro kostet 19 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat für die Zeiterfassung, und Asana Starter ist für 10,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat erhältlich. ClickUp bietet in seinem kostenlosen Tarif eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern an, während Asana und Monday.com ihre kostenlosen Tarife auf 2 Nutzer beschränken und Monday.com bei allen kostenpflichtigen Tarifen eine Mindestanzahl von 3 Lizenzen vorschreibt.

Erwähnenswert: Neben diesen sieben gibt es noch weitere europäische Alternativen. OpenProject ist ein Open-Source-Projektmanagement-Tool aus Berlin mit leistungsstarken Gantt- und Unternehmensfunktionen. Zenkit bietet flexible Datenbanken mit Projektmanagement-Funktionen. MeisterTask aus Österreich bietet anpassbare Projekttafeln im Kanban-Stil. Stackfield legt den Schwerpunkt auf Sicherheit und Datenschutz im Projektmanagement. Businessmap ist speziell auf die Umsetzung komplexer Teamaufgaben und das Portfoliomanagement zugeschnitten. Jede dieser Lösungen bedient spezifische Nischen, doch die oben genannten sieben decken das breiteste Spektrum an Anwendungsfällen ab.

So wählen Sie die richtige Alternative für das Projektmanagement in Europa aus

Treffen Sie Ihre Entscheidung auf der Grundlage der Anforderungen an den Datenaufbewahrungsort

Beginnen Sie damit, sich zu überlegen, wo sich Ihre Daten befinden. Wenn Sie in einer regulierten Branche tätig sind oder mit Behörden als Kunden zusammenarbeiten, bieten Ihnen selbst gehostete Lösungen wie Vikunja, Taiga oder Nextcloud Deck maximale Kontrolle. Wenn Sie Managed Hosting benötigen, ohne Server selbst verwalten zu müssen, suchen Sie nach Tools, bei denen die EU-Rechenzentren standardmäßig als Standort vorgesehen sind – und nicht nach solchen, die einen Standort in der EU nur im Rahmen eines Enterprise- oder Advanced-Tarifs anbieten.

Die von Ceyu angebotene „Local-First“-Speicherlösung geht noch einen Schritt weiter: Die Daten werden zunächst auf dem Gerät des Nutzers gespeichert und erst dann mit der Cloud synchronisiert, wenn der Nutzer dies ausdrücklich genehmigt hat. Dies ist besonders wichtig für Studios in isolierten oder Air-Gap-Netzwerken sowie für alle Teams, die ohne Internetverbindung arbeiten möchten.

Treffen Sie Ihre Wahl anhand der Anforderungen an die Funktionsintegration und die Zeiterfassung

Die etablierten US-Anbieter verfügen über einen umfangreichen Funktionsumfang. ClickUp zielt darauf ab, Arbeitsabläufe in einer einzigen App zu zentralisieren, und bietet über 15 verschiedene Ansichten Ihrer Arbeit, darunter unbegrenzte Ansichten wie Gantt-Diagramme sowie Dokumente, Clips für Videoaufzeichnungen und Unterstützung für die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen Remote-Teams. monday.com bietet einen einheitlichen Arbeitsbereich für das Projektmanagement und ermöglicht durch anpassbare Boards mehr visuelle Flexibilität als Asana; als umfassendes Arbeits-OS erfordert es im Standard-Tarif jedoch weiterhin externe Tools für die Zeiterfassung. ClickUp beinhaltet eine native Zeiterfassung in allen kostenpflichtigen Tarifen, während die Zeiterfassung bei ClickUp für eine Agentur mit 15 Mitarbeitern 105 US-Dollar pro Monat kostet – im Vergleich zum „Pro“-Tarif von Monday.com mit Zeiterfassung, der für 15 Nutzer 285 US-Dollar pro Monat kostet. Asana bietet verschiedene Projektansichten, darunter Kalender- und Listenansicht, und zeichnet sich durch zielorientierte Projektverfolgung sowie eine übersichtliche Benutzererfahrung aus, wobei der Schwerpunkt bei Asana eher auf asynchroner Kommunikation als auf Team-Chats liegt. Einige Käufer vergleichen auch KI-Funktionen wie „ClickUp Brain“, doch für viele Agenturen ist es wichtiger, Leistungsprobleme zu vermeiden, wenn Tools um weitere Funktionen erweitert werden.

Trello ist eine einfache, benutzerfreundliche Alternative zu Asana für Teams, die lediglich Kanban-Boards benötigen, während ClickUp oft als die kostengünstigste Asana-Alternative angesehen wird. Monday.com unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit mit visuellen Brainstorming-Tools, und dank der Echtzeit-Aktualisierungen in Monday.com bleiben Teams bei Projekten stets auf dem Laufenden. Einheitliche Arbeitsbereiche sind ebenfalls wichtig, wenn Ihr Tool-Stack bei Planung, Dateien und Besprechungen auf Google Workspace basiert. Asana bietet mit seiner „Goals“-Funktion eine zielorientierte Nachverfolgung, und monday.com unterstützt im Standard-Tarif 250 Automatisierungen pro Monat.

Die Frage ist, ob Sie all dies über separate Tools benötigen oder ob Sie eine Integration wünschen. Für Kreativagenturen ist die Kombination aus Whiteboard und Projektmanagement am wichtigsten. Anstatt Miro und Asana separat zu bezahlen, bietet ein Tool wie Ceyu beides – und schließt so die Lücke zwischen visueller Ideenfindung und Produktionsplanung. Für Entwicklerteams sind die agilen Arbeitsabläufe von Taiga möglicherweise relevanter als ein Whiteboard. Für die meisten Agenturen beseitigt die Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, Zeiten zu erfassen und Rechnungen aus einem einzigen Arbeitsbereich heraus zu erstellen, Reibungsverluste, während das Tool auch über kleine Teams hinaus einsetzbar bleibt, ohne den Aufwand einer Unternehmenslösung zu erfordern.

Beachten Sie außerdem: „Productive“ ist eine leistungsstarke Alternative für die Budgetplanung und Zeiterfassung, „Smartsheet“ eignet sich ideal für Teams, die von der Verwaltung mit Tabellenkalkulationen umsteigen, und „Paymo“ vereint Zeiterfassung und Rechnungsstellung für Dienstleistungsunternehmen – allerdings hat keines dieser Unternehmen seinen Hauptsitz in Europa.

Wählen Sie entsprechend dem Teamtyp und dem Arbeitsablauf aus

Verschiedene Teams haben grundlegend unterschiedliche Anforderungen:

• Kreativteams benötigen Funktionen zur Verwaltung visueller Inhalte, Referenzmaterialien für Konzeptzeichnungen sowie eine Produktionsplanung. Ein Tool mit Whiteboard-Integration, Gantt-Diagrammen und Kapazitätsplanung (wie Ceyu) eignet sich hierfür besser als ein reines Kanban-Board.
• Entwicklungsteams benötigen Sprint-Management, Backlogs und CI/CD-Integration. Taiga oder Vikunja lassen sich nahtlos in diese Arbeitsabläufe integrieren.
• Marketingteams, die Marketingkampagnen durchführen, benötigen anpassbare Arbeitsabläufe, Kalenderansichten und die Möglichkeit, Projekte kanalübergreifend zu verwalten. Awork oder Zenkit könnten hierfür gut geeignet sein.
• Remote-Teams benötigen Zusammenarbeit in Echtzeit, einheitliche Arbeitsumgebungen und zuverlässige Offline-Funktionen, damit die Arbeit nicht zum Erliegen kommt, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird.
• Unternehmensteams benötigen erweiterte Berechtigungen, SSO/SCIM, Prüfprotokolle sowie die Möglichkeit, sich einen Überblick über alle Portfolios zu verschaffen. Tools mit einem „Enterprise“- oder „Advanced“-Tarif decken diese Anforderungen ab.
• Falls Ihr Team derzeit ClickUp, Asana oder Monday.com nutzt und wechseln möchte, versuchen Sie nicht, jede einzelne Funktion nachzubilden. Konzentrieren Sie sich auf die Arbeitsabläufe, die Sie tatsächlich täglich nutzen – die meisten Teams nutzen nur 30–40 % der Funktionen ihres Projektmanagement-Tools.

Bitte beachten Sie, dass einige Tools eine steilere Lernkurve erfordern oder von Ihnen verlangen, im Vorfeld Zeit in die Konfiguration zu investieren. Eine umfassende Anpassbarkeit ist für komplexe Arbeitsabläufe wichtig, doch für kleine Teams ist Einfachheit entscheidend. Überlegen Sie, inwieweit Sie tatsächlich unbegrenzte Automatisierungsmöglichkeiten, unbegrenzte Aufgaben oder unbegrenzte Tarifmerkmale benötigen – und vergleichen Sie dies mit dem, was in einer Vergleichstabelle gut aussieht.

Welche europäische Alternative ist für Sie am besten geeignet?

Hier ist die konkrete Empfehlung, die sich an Ihren tatsächlichen Bedürfnissen orientiert:

• Entscheiden Sie sich für Ceyu, wenn Sie als Kreativteam oder Agentur sowohl ein Whiteboard-Tool als auch ein Arbeitsmanagement-Tool in einem einzigen Arbeitsbereich ersetzen möchten – mit DSGVO-Konformität, lokalem Speicher und Gantt-Diagrammen mit kritischem Pfad. Die Lösung umfasst Portfoliomanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Spesenabrechnung auf einer einzigen Plattform – und mit dem kostenlosen Tarif können Sie sie ohne Kreditkarte testen. Sehen Sie sich die Dokumentation um zu sehen, wie die Einrichtung funktioniert.
• Entscheiden Sie sich für Awork, wenn Sie eine deutsche Agentur sind, die Wert auf eine in Deutschland entwickelte Zeiterfassung, Ressourcenplanung und lokalen Support mit ISO 27001-Zertifizierung legt. Das Angebot passt zum Geschäftsmodell der meisten Agenturen im DACH-Raum.
• Entscheiden Sie sich für Vikunja, wenn Sie vollständige Kontrolle über Ihre Daten benötigen und Ihr Team über die technischen Ressourcen für den Eigenbetrieb verfügt. Keine Anbieterabhängigkeit, keine Daten, die Ihre Server verlassen, und die Kosten sind minimal.
• Entscheiden Sie sich für Taiga, wenn Sie als Entwicklungsteam ein agiles Open-Source-Projektmanagement mit Sprint-Management, Backlogs und Hosting in Europa suchen.
• Wählen Sie „Nextcloud Deck“, wenn Sie Nextcloud bereits nutzen und lediglich ein einfaches Kanban-Board benötigen, ohne ein weiteres Abonnement abzuschließen.
• Wählen Sie „Freispace“, wenn die Nachverfolgung der Nachhaltigkeit und die Gantt-basierte Ressourcenplanung zentrale Bestandteile Ihres Arbeitsablaufs sind.
• Entscheiden Sie sich für HelpSpace, wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind, das Kundensupport und grundlegendes Aufgabenmanagement aus einer Hand benötigt – unter Einhaltung der deutschen Vorschriften.

Das richtige PM-Tool passt sich Ihrem Arbeitsablauf an – nicht umgekehrt.

Abschließende Gedanken

Die Zeiten, in denen die Entscheidung für eine europäische Alternative zu Asana, Monday.com oder ClickUp mit erheblichen Abstriche bei den Funktionen verbunden war, sind vorbei. Tools wie Ceyu, Awork, Vikunja und Taiga bieten Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Teamzusammenarbeit und Zusammenarbeit, die denen vieler US-amerikanischer Plattformen in nichts nachstehen oder diese sogar übertreffen – wobei die Einhaltung der DSGVO, das Hosting der Daten in der EU und die Datenhoheit standardmäßig gewährleistet sind und nicht erst als kostenpflichtige Zusatzoptionen für Unternehmen angeboten werden.

Das europäische Ökosystem für Projektmanagement entwickelt sich rasch weiter. Ressourcenmanagement, Portfolio-Dashboards, KI-Funktionen, anpassbare Arbeitsabläufe sowie erweiterte Funktionen wie Kapazitätsplanung und Terminierung nach dem kritischen Pfad werden mittlerweile von Anbietern mit Hauptsitz in der EU angeboten. Für Kreativagenturen schließt die Möglichkeit, Whiteboard und Projektmanagement in einem Tool zu kombinieren – mit lokalem Speicher und verschlüsselter Synchronisierung – eine Lücke, die kein US-amerikanisches Tool auf dieselbe Weise abdeckt.

Suchen Sie nicht gleich nach dem Tool mit der umfangreichsten Funktionsliste. Beginnen Sie mit dem Tool, das am besten zu der Art und Weise passt, wie Ihr Team derzeit tatsächlich arbeitet. Wenn Sie ein kreatives Team sind, das es leid ist, für zwei Abonnements zu bezahlen und zwischen einem Whiteboard und einem Projekt-Tracker hin- und herzuwechseln, probieren Sie den kostenlosen Tarif von Ceyu aus und finden Sie heraus, ob die Zusammenführung aller Inhalte in einem Arbeitsbereich Ihre Arbeitsweise verändert.