Die beste Projektverwaltungssoftware für Teams im Jahr 2025

77 % der besonders erfolgreichen Projekte nutzen Projektmanagement-Tools. Diese Zahl ist nicht überraschend, wenn man die Alternative bedenkt: verstreute Tabellenkalkulationen, verlorengegangene E-Mail-Verläufe und Statusbesprechungen, die durch eine Aktualisierung des Dashboards hätten ersetzt werden können.

Der weltweite Markt für Projektmanagement-Software erreichte im Jahr 2025 ein Volumen von 7,9 Milliarden US-Dollar und wird laut Grand View Research bis 2033 voraussichtlich 19,8 Milliarden US-Dollar erreichen. Dieses Wachstum spiegelt einen grundlegenden Wandel in der Art und Weise wider, wie Teams Projekte planen, den Fortschritt verfolgen und über die Leistung berichten. Der Einsatz von Projektmanagement-Software steigert die Produktivität durch die Optimierung von Arbeitsabläufen, und die Kategorie hat sich von einfachen Aufgabenverfolgungssystemen zu Plattformen weiterentwickelt, die Aufgaben, Arbeitsabläufe und Analysen in einem einzigen Arbeitsbereich bündeln.

In diesem Leitfaden werden die acht besten Projektverwaltungs-Softwareprogramme für das Jahr 2025 vorgestellt. Jedes Tool wurde anhand derselben Kriterien geprüft, und in jedem Abschnitt wird erläutert, wodurch es sich auszeichnet, für wen es am besten geeignet ist und wo seine Schwächen liegen. Am Ende finden Sie einen Leitfaden zur Auswahl der richtigen Lösung, der sich an der Struktur Ihres Teams, der Komplexität Ihrer Projekte und Ihren Integrationsanforderungen orientiert.

So haben wir die beste Software zur Projektverfolgung ausgewählt

Die Auswahl der besten Projektmanagement-Software für einen Vergleich wie diesen erfordert einheitliche Kriterien. Hier sind die wichtigsten Funktionen, die wir bei allen Tools in dieser Liste bewertet haben.

Echtzeit-Einblick in den Fortschritt und Statusverfolgung

Projektverwaltungssoftware bietet Echtzeit-Dashboards mit automatischen Fortschrittsaktualisierungen. Wir haben Tools bevorzugt, bei denen sich Änderungen des Projektstatus sofort auf die Dashboards auswirken – und nicht erst mit Verzögerung oder erst nach einer manuellen Aktualisierung. Die Echtzeit-Fortschrittsverfolgung ermöglicht einen sofortigen Überblick über den Aufgabenstatus, wodurch sich die Notwendigkeit von Statusbesprechungen verringert.

Aufgabenabhängigkeiten, Workflow-Automatisierung und Meilensteinverfolgung

Aufgabenmanagement allein reicht nicht aus. Wir haben geprüft, ob die einzelnen Tools „Finish-to-Start“-Abhängigkeiten, die Analyse des kritischen Pfades sowie Meilensteinmarkierungen unterstützen. Diese Funktionen ermöglichen es Projektmanagern, Engpässe frühzeitig zu erkennen und proaktive Anpassungen vorzunehmen, bevor Termine verpasst werden.

Berichtswesen, Zeiterfassung und Analyse-Dashboards

Projektmanagement-Tools helfen Teams dabei, den Gesamtzustand ihres Portfolios zu überwachen. Die in dieser Liste aufgeführten Tools bieten Berichtsfunktionen, die über eine einfache Auflistung der erledigten Aufgaben hinausgehen. Wir haben die Bewertung anhand der Tiefe der Analysen vorgenommen: Soll-Ist-Vergleich, Arbeitsauslastung, Trendlinien und exportierbare Berichte.

Zusammenarbeit und Teamkommunikation

Projektmanagement-Software verbessert die Zusammenarbeit, indem sie Unterhaltungen mit Aufgaben verknüpft. Zudem unterstützt sie Remote- und Hybrid-Teams, indem sie Transparenz schafft, die den informellen Austausch auf dem Flur ersetzt. Wir haben geprüft, ob die einzelnen Tools dazu beitragen, eine fragmentierte Kommunikation in Unternehmen zu vermeiden, indem sie den Kontext direkt neben der jeweiligen Arbeit bereitstellen.

Preismodelle und Wert

Wir haben die Verfügbarkeit von kostenlosen Tarifen, die Kosten pro Nutzer in den einzelnen Tarifen sowie die Tracking-Funktionen verglichen, die nur in höheren Tarifen verfügbar sind. Eine zentralisierte Aufgabenverwaltung verringert Unklarheiten und Doppelarbeit – allerdings nur, wenn das Tool preislich erschwinglich ist. Automatisierungsfunktionen in Projektmanagement-Software sparen Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben; wir haben geprüft, ob diese Automatisierungen bereits in den niedrigeren Tarifen verfügbar sind oder erst ab den Enterprise-Tarifen zugänglich sind.

Integrationsmöglichkeiten

Es bietet einen zentralen Ort für Aufgaben und Dateien, allerdings nur, wenn es sich mit den Tools verbinden lässt, die Ihr Team bereits nutzt: Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, GitHub, Figma und andere. Wir haben die Anzahl und Qualität der nativen Integrationen berücksichtigt – nicht nur, ob eine Integration vorhanden ist, sondern auch, ob sie Daten in beide Richtungen synchronisiert.

Mobile Apps und Offline-Funktionen

Projektverwaltungssoftware reduziert den Verwaltungsaufwand durch automatisierte Benachrichtigungen, doch diese Benachrichtigungen sind nutzlos, wenn Ihre App nur bei einer stabilen Verbindung funktioniert. Wir haben mobile Apps hinsichtlich ihrer zentralen Bearbeitungsfunktionen bewertet und die Offline-Funktionalität getestet, die für Kreativteams am Set, in Werkstätten oder in isolierten Netzwerken von entscheidender Bedeutung ist.

Anfang 2026 belief sich die Zahl auf etwa 78 % der PM-Tools in den wichtigsten Verzeichnissen verfügen über KI-Funktionen über die grundlegende Automatisierung hinaus. Wir haben den Umfang der KI-Nutzung als zusätzliches Kriterium berücksichtigt: Nutzt das Tool KI für Aufgabenvorschläge, Risikoprognosen oder Zusammenfassungen, und ist die KI hinsichtlich der Kosten und der Modellauswahl transparent?

Die 8 besten Software-Tools zur Projektverfolgung für das Jahr 2025

Jedes der unten aufgeführten Tools wird anhand der oben genannten Kriterien bewertet. Die angegebenen Bewertungen basieren auf den aggregierten Bewertungsergebnissen der wichtigsten Software-Bewertungsplattformen.

1. Monday.com

Monday.com ist eine visuelle Plattform zur Projektverfolgung, die auf farbcodierten Boards basiert, bei denen jede Spalte, jede Statusbezeichnung und jede Automatisierungsregel individuell anpassbar ist. Das Arbeitsmanagement-Tool Monday erhält eine Bewertung von 4,91 von 5 Punkten und liegt damit an der Spitze der aggregierten Bewertungsergebnisse. Es hat es in diese Liste geschafft, weil die Benutzeroberfläche zur Projektverfolgung nahezu keine Einarbeitung erfordert: Jeder, der einen Blick auf ein Board wirft, kann erkennen, was im Zeitplan liegt, was ins Stocken geraten ist und was überfällig ist.

Warum es sich von anderen abhebt

Monday.com ist bekannt für seine visuelle und anpassbare Benutzeroberfläche. Die Plattform setzt stärker als jedes andere Tool auf dieser Liste auf Farben, Layout und die Bearbeitung per Drag-and-Drop. Mit Monday.com können Nutzer individuelle Dashboards erstellen, um einen Überblick über Projekte zu gewinnen, wobei Daten aus mehreren Boards in einer einzigen Ansicht zusammengefasst werden. Für Teams, die Projektzeitpläne auf einen Blick erfassen müssen, sorgt dieser Ansatz für reibungsloseren Arbeitsablauf.

Am besten geeignet für

Funktionsübergreifende Teams, Marketingabteilungen und Kreativagenturen, die Kampagnen über mehrere Projekte hinweg verwalten. Dank der visuellen Gestaltung können auch Teammitglieder ohne technische Vorkenntnisse den Fortschritt problemlos verfolgen, ohne dass Schulungen erforderlich sind. Funktionsübergreifende Projekte profitieren von der Möglichkeit, Aufgaben projektübergreifend zuzuweisen und dabei ein einheitliches Dashboard beizubehalten.

Kernkompetenzen

• Farbcodierte Visualisierung des Projektstatus mit benutzerdefinierten Bezeichnungen pro Board
• Automatische Fortschrittsverfolgung und Benachrichtigungen, die durch Änderungen des Aufgabenstatus, Fälligkeitstermine oder Aktualisierungen in Spalten ausgelöst werden
• Anpassbare Projekt-Dashboards und Berichte, die Live-Daten aus dem gesamten Arbeitsbereich abrufen
• Regeln zur Workflow-Automatisierung, die wiederkehrende Aufgaben, Statuswechsel und die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage von Auslösern regeln

Mögliche Einschränkungen

• Monday.com bietet einen kostenlosen Tarif für zwei Nutzer mit eingeschränkten Funktionen an. Darüber hinaus beginnen die kostenpflichtigen Tarife bei etwa 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat, wobei die Kosten für Teams mit mehr als zehn Mitarbeitern schnell steigen.
• Aufgrund des hohen Lernaufwands für fortgeschrittene Nachverfolgungsfunktionen wie Abhängigkeitsabbildung und Ressourcenzuweisung nutzen Teams häufig nur die oberflächlichen Übersichten.

2. Asana

Asana hat sich seinen Ruf durch strukturierte Arbeitsabläufe und die Nachverfolgung von Projektmeilensteinen erarbeitet. Asana erreicht eine Bewertung von 4,75 von 5 Punkten und ist bekannt für seine Workflow-Automatisierung, die die Übergabe von Aufgaben zu wiederholbaren Prozessen verknüpft. Das Tool hat sich seinen Platz in dieser Liste verdient, da seine Zeitachsenansicht und seine Funktionen zum Portfoliomanagement Projektmanagern einen klaren Überblick über mehrere Projekte hinweg verschaffen.

Warum es sich von anderen abhebt

Asana bietet einen Workflow Builder für benutzerdefinierte Arbeitsabläufe. Das bedeutet, dass Teams genau festlegen können, was geschieht, wenn eine Aufgabe von einer Phase in die nächste übergeht: automatische Zuweisung des nächsten Verantwortlichen, Benachrichtigung eines Beteiligten, Aktualisierung eines benutzerdefinierten Feldes. Für Agenturen, die Genehmigungsprozesse mit mehreren Überprüfungsrunden durchführen, entfällt dadurch die Notwendigkeit, Personen manuell zu kontaktieren.

Am besten geeignet für

Remote-Teams, Softwareentwicklungsteams, die neben Marketingaufgaben auch Produkteinführungen betreuen, sowie Agenturen, die eine strukturierte Aufgabenverfolgung mit klaren Übergaben benötigen. Die Portfolioansicht von Asana ist für das Projektportfoliomanagement konzipiert und ermöglicht es Führungskräften, den Status jedes aktiven Projekts auf einem einzigen Bildschirm zu überblicken.

Kernkompetenzen

• Erweiterte Zeitplan- und Meilensteinverfolgung für Projekte, wobei Abhängigkeiten als Verbindungslinien zwischen den Aufgaben in der Zeitplanansicht dargestellt werden
• Portfolio-Ansicht zur Überwachung mehrerer Projekte mit farbcodierten Zustandsindikatoren für jedes einzelne Projekt
• Verwaltung von Aufgabenabhängigkeiten, die Konflikte aufzeigt, wenn sich Termine verschieben

Mögliche Einschränkungen

• Der kostenlose Tarif von Asana ist auf zwei Nutzer beschränkt und bietet keine erweiterten Funktionen wie die Zeitachsenansicht, benutzerdefinierte Felder und die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Bereits Teams mit drei Mitgliedern benötigen einen kostenpflichtigen Tarif.
• Der Funktionsumfang kann für Teams, die lediglich eine einfache Aufgabenverfolgung benötigen, überwältigend wirken. Wenn Ihre Arbeit aus einer einfachen Liste von To-dos besteht, verursacht die Struktur von Asana zusätzlichen Aufwand.

3. ClickUp

ClickUp positioniert sich als All-in-One-Plattform für das Projektmanagement mit dem umfangreichsten Funktionsumfang pro Dollar. Es bietet einen kostenlosen Tarif für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern, was in dieser Kategorie selten ist. ClickUp bietet über 15 verschiedene Ansichtsmöglichkeiten für Projektdaten, von Kanban-Board-Layouts über Gantt-Diagramme bis hin zu Mindmaps, und ist damit das flexibelste Tool auf dieser Liste, was die Visualisierung von Arbeitsabläufen betrifft.

Warum es sich von anderen abhebt

ClickUp bietet über 1.000 Vorlagen für das Projektmanagement, die alles von der Sprint-Planung über Content-Kalender bis hin zur Einarbeitung neuer Kunden abdecken. Dank der Kombination aus verschiedenen Projektansichten und benutzerdefinierten Nachverfolgungsfeldern können Teams das Tool an ihren Arbeitsablauf anpassen, anstatt ihren Arbeitsablauf an das Tool anzupassen.

Am besten geeignet für

Wachsende Teams, Projektmanager, die eine detaillierte Kontrolle über jedes einzelne Tracking-Detail wünschen, sowie Tech-Start-ups, die Zeiterfassung, Zielverfolgung und Aufgabenmanagement auf einer einzigen Plattform benötigen. Entwicklungsteams, die agile Methoden anwenden, aber auch nicht-technische Aufgaben (Marketing, Betrieb) verwalten, profitieren von der Flexibilität von ClickUp.

Kernkompetenzen

• Verschiedene Ansichten zur Projektverfolgung, darunter Gantt-Diagramm, Kanban-Board, Kalender, Tabelle und Zeitachsenansicht
• Zeiterfassung und Projektanalysen sind in das Kernprodukt integriert und nicht als Add-ons nachträglich hinzugefügt worden
• Anpassbare Workflows zur Projektverfolgung mit anpassbaren Vorlagen, benutzerdefinierten Feldern und bedingten Automatisierungen
• Ein großzügiger kostenloser Tarif, der eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Aufgaben umfasst (mit einigen Einschränkungen hinsichtlich Speicherplatz und Automatisierungen)

Mögliche Einschränkungen

• Die Benutzeroberfläche kann aufgrund der Vielzahl der gleichzeitig angezeigten Funktionen etwas überladen wirken. Neue Nutzer berichten von einer steilen Lernkurve in den ersten zwei Wochen.
• In Benutzerforen werden Leistungsprobleme bei großen Projekten (Tausende von Aufgaben mit verschachtelten Unteraufgaben und mehreren Ansichten) gemeldet.

4. Jira

Jira ist das Standardtool für agile Softwareentwicklung und IT-Teams. Jira erhält eine Bewertung von 4,82 von 5 Punkten und eignet sich am besten für agile Teams, die Sprints durchführen, Fehler nachverfolgen und Burndown-Diagramme benötigen, die an Release-Zyklen gekoppelt sind. Die Tiefe der Projektverfolgung im agilen Bereich ist mit allgemeinen Management-Tools nicht zu vergleichen.

Warum es sich von anderen abhebt

Jira unterstützt agile Methoden mit Tools für das Sprint-Management, mit denen Teams Sprints planen, Story-Punkte einschätzen und die Velocity im Zeitverlauf verfolgen können. Das Sprint-Board zeigt Hindernisse an, und in der Backlog-Ansicht können Product Owner Elemente in anstehende Sprints ziehen. Für Softwareentwicklungsteams bedeutet dies ein Sprint-Management auf einem Niveau, das kein Allround-Tool erreichen kann.

Am besten geeignet für

Jira eignet sich am besten für agile Softwareentwicklung und IT-Teams. Wenn Ihr Team nach Scrum oder Kanban mit festgelegten Sprints, täglichen Standup-Meetings und Release-Planung arbeitet, ist Jira die richtige Wahl. Auch IT-Abteilungen, die Störungsmeldungen und Änderungsanträge verwalten, profitieren von den umfassenden Funktionen zur Problemverfolgung.

Kernkompetenzen

• Detaillierte Sprint- und Release-Verfolgung mit Burndown-Diagrammen, Velocity-Berichten und kumulativen Flussdiagrammen
• Erweiterte Projektberichterstattung für datengestützte Entscheidungsfindung in Ingenieurbüros
• Integration von Issue-Tracking und Fehlermanagement in Versionskontrolltools wie GitHub, Bitbucket und GitLab
• Enge Verzahnung mit dem übergeordneten Atlassian-Ökosystem, einschließlich Confluence für die Dokumentation

Mögliche Einschränkungen

• Es sind eine komplexe Einrichtung und Konfiguration erforderlich. Jira-Projekte benötigen einen definierten Workflow, Issue-Typen und Feldschemata, bevor sie sinnvoll genutzt werden können. Dies ist kein Tool, bei dem man sich einfach anmeldet und es innerhalb von fünf Minuten nutzen kann.
• Für nicht-technische Teams nicht intuitiv. Marketing-, Design- und Betriebsabteilungen empfinden die Benutzeroberfläche oft als verwirrend und die Fachbegriffe als befremdlich („Epics“, „Stories“, „Sprints“).

5. Wrike

Wrike richtet sich an Unternehmensteams, die Ressourcenmanagement und die Überwachung der Projektrentabilität auf einer einzigen Plattform benötigen. Wrike wird mit 4,55 von 5 Punkten bewertet und eignet sich ideal für kreative Produktionsteams und große Beratungsunternehmen. Die Plattform hat sich ihren Platz aufgrund der Tiefe ihrer Analysen und der Art und Weise verdient, wie sie die Ressourcenzuweisung mit den Projektbudgets verknüpft.

Warum es sich von anderen abhebt

Die Ressourcenverfolgung von Wrike geht über die bloße Darstellung der Zuordnungen hinaus. Sie berechnet die tatsächlich geleisteten Stunden im Vergleich zu den geplanten Stunden, deckt Überbelegungen auf und bietet Dashboards, die die Teamkapazität mit den Projektterminen verknüpfen. Für Projektmanager, die Großprojekte mit 50 oder mehr Teammitgliedern leiten, beugt dieses Niveau des Arbeitsauslastungsmanagements Burnout und Terminüberschreitungen vor.

Am besten geeignet für

Marketingagenturen, die Dutzende von Kundenkampagnen verwalten, Beratungsunternehmen, die abrechnungsfähige Stunden über verschiedene Mandate hinweg erfassen, und Unternehmensteams, die komplexe Projekte mit mehreren Arbeitssträngen durchführen. Wrike bietet zudem dynamische Anfrageformulare, die eingehende Aufgaben anhand der Formularantworten an das richtige Team weiterleiten – eine nützliche Funktion für Kreativagenturen, die ein hohes Volumen an Produktionsanfragen bearbeiten.

Kernkompetenzen

• Echtzeit-Überwachung von Projektbudget und Ressourcen mit Dashboards, die die Kosten im Vergleich zum Leistungsfortschritt anzeigen
• Erweiterte Projektanalysen und maßgeschneiderte Berichte, die zur Überprüfung durch Kunden oder Führungskräfte exportiert werden können
• Lastverteilung und Kapazitätsplanung, die darauf hinweisen, wenn eine Person überlastet ist

Mögliche Einschränkungen

• Hohe Preise für erweiterte Funktionen. Tools zur Ressourcenverwaltung und Funktionen zur Kapazitätsplanung sind den höheren Tarifen von Wrike vorbehalten, wodurch sie für kleine Teams unerschwinglich sind.
• Eine steile Lernkurve bis zur vollständigen Nutzung. Das Admin-Panel und die Konfiguration der Arbeitsbereiche von Wrike erfordern einen gewissen Zeitaufwand für die Einrichtung, und Teams berichten, dass sie einen Beauftragten oder Administrator benötigen, um das System zu verwalten.

6. Smartsheet

Smartsheet bündelt die Projektverfolgung in einer Tabellenkalkulationsoberfläche, die jedem vertraut vorkommt, der bereits mit Excel oder Google Sheets gearbeitet hat. Smartsheet wird mit 4,62 von 5 Punkten bewertet und zeichnet sich besonders im Bereich der Portfolioberichterstattung aus, was es zu einer naheliegenden Wahl für Betriebsteams und traditionelle Projektmanager macht, die in Zeilen und Spalten denken.

Warum es sich von anderen abhebt

Smartsheet bietet automatisierte Arbeitsabläufe für eine optimierte Projektabwicklung. Trigger werden ausgelöst, wenn sich eine Zeile ändert, ein Datum erreicht wird oder ein Formular übermittelt wird, und führen daraufhin Aktionen wie das Versenden von Benachrichtigungen, das Aktualisieren von Status oder das Verschieben von Zeilen zwischen Arbeitsblättern aus. Die Tabellenkalkulationsoberfläche mit leistungsstarker Automatisierung der Projektverfolgung im Hintergrund ist das zentrale Alleinstellungsmerkmal von Smartsheet; sie wirkt einfach, lässt sich jedoch bis hin zum Portfoliomanagement auf Unternehmensebene skalieren.

Am besten geeignet für

Smartsheet eignet sich ideal für die Portfolio-Berichterstattung und für Unternehmensteams. Betriebsabteilungen, PMOs (Projektmanagementbüros) und Teams, die in das Microsoft-Ökosystem eingebunden sind, nutzen Smartsheet, da es sich nahtlos in Microsoft Teams, Power BI und SharePoint integrieren lässt. Erfahrene Excel-Anwender, denen Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen, die aber keine völlig neue Benutzeroberfläche erlernen möchten, empfinden Smartsheet als naheliegenden nächsten Schritt. Auch Teams, die Microsoft Project als Vergleichsgrundlage heranziehen, ziehen Smartsheet häufig in Betracht, da es sich gut für Microsoft-orientierte Unternehmen eignet und gleichzeitig die Zusammenarbeit auf Basis von Tabellenkalkulationen vereinfacht.

Kernkompetenzen

• Vertraute Tabellenkalkulationsoberfläche mit erweiterten Nachverfolgungsfunktionen: Abhängigkeiten, Gantt-Diagramme und kritischer Pfad – alles über die Rasteransicht zugänglich
• Automatisierte Aktualisierungen des Projektstatus und Benachrichtigungen, wodurch der manuelle Nachverfolgungsaufwand reduziert wird
• Dashboards zur Projektverfolgung auf Portfolioebene, die Daten aus mehreren Tabellenblättern zu Zusammenfassungen für die Geschäftsleitung zusammenfassen

Mögliche Einschränkungen

• Smartsheet hat seinen kostenlosen Tarif im Jahr 2025 abgeschafft, was bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt, die Plattform zu testen, ohne Zahlungsdaten anzugeben oder eine Testversion zu beantragen.
• Eingeschränkte Möglichkeiten zur visuellen Projektverfolgung. Zwar unterstützt Smartsheet Gantt- und Kalenderansichten, doch liegt die visuelle Qualität hinter der von Monday.com oder ClickUp zurück. Teams, die für ihre täglichen Standup-Meetings auf visuelle Boards angewiesen sind, könnten dies als Mangel empfinden.

7. Begriff

Notion verfolgt einen anderen Ansatz: Anstelle vordefinierter Projektansichten bietet es Teams eine leere Arbeitsfläche mit Datenbanken, Seiten und verknüpften Datensätzen. Die Projektverfolgung in Notion wird vom Nutzer selbst gestaltet und nicht vom Tool vorgegeben. Dies macht es zur flexibelsten Option auf der Liste, erfordert jedoch einen gewissen Zeitaufwand für die Einrichtung.

Warum es sich von anderen abhebt

Mit den Projektverfolgungsdatenbanken von Notion können Teams ihre eigenen Eigenschaften (Status, Priorität, Verantwortlicher, Sprint, benutzerdefinierte Felder) definieren und diese Datensätze anschließend als Kanban-Board, Tabelle, Kalender, Zeitleiste oder Galerie anzeigen. Alles befindet sich in einem einzigen Arbeitsbereich, zusammen mit Besprechungsnotizen, Spezifikationen und Dokumentationen. Für Teams, die alle Aufgaben, Dokumente und Diskussionen an einem Ort bündeln möchten, macht Notion den Einsatz separater Tools überflüssig.

Am besten geeignet für

Kleine Teams, Start-ups, die ihr erstes Projektverfolgungssystem aufbauen, sowie Teams, die Dokumentation und Nachverfolgung miteinander verbinden möchten. Notion eignet sich besonders gut für Teams, bei denen die Aufgabenverwaltung eng mit der Wissensverwaltung verknüpft ist: Produktteams, die Spezifikationen verfassen, Content-Teams, die Redaktionskalender organisieren, oder Forschungsteams, die Versuchsergebnisse protokollieren.

Kernkompetenzen

• Hochgradig anpassbare Projektverfolgungsdatenbanken mit Verknüpfungen, Rollups und Formeln
• Integration von Projektdokumenten und Nachverfolgung in einem Tool, wobei Aufgabenverweise in die Seiten eingebettet sind
• Mehrere Projektansichten und Filteroptionen, die auf denselben zugrunde liegenden Daten basieren
• KI-Funktionen zum Zusammenfassen von Seiten, zum automatischen Ausfüllen von Eigenschaften und zum Erstellen von Inhalten innerhalb des Arbeitsbereichs

Mögliche Einschränkungen

• Die Einrichtung von Nachverfolgungssystemen erfordert einen gewissen Zeitaufwand. Es gibt keine vorgefertigten Gantt-Diagramme oder Ansichten zur Ressourcenverwaltung; die Teams erstellen diese anhand von Datenbankvorlagen.
• Im Vergleich zu speziellen Tools sind die integrierten Projektmanagement-Funktionen begrenzt. Notion bietet keine nativen Funktionen zur Zeiterfassung, Kapazitätsplanung oder zur Anzeige der Ressourcenverfügbarkeit. Teams, die diese Funktionen benötigen, sind auf andere Tools oder Integrationen von Drittanbietern angewiesen.

8. Ceyu

Ceyu vereint zwei Produkte, die Kreativteams normalerweise separat lizenzieren: ein unbegrenztes visuelles Whiteboard und eine umfassende Suite für das Projekt- und Arbeitsmanagement. Während andere Projektmanagement-Tools ein Whiteboard als Add-on oder Seitenleistenfunktion anbieten, bildet Ceyu das Whiteboard als primäre Arbeitsfläche und integriert das vollständige Nachverfolgungssystem darin. Das Ergebnis ist ein Arbeitsbereich, in dem das Referenzbild, das eine Designentscheidung begründet hat, direkt neben der Aufgabe steht, mit der diese umgesetzt wird.

Warum es sich von anderen abhebt

Ceyu öffnet Referenzmaterialien direkt im Arbeitsbereich: hochauflösende Konzeptzeichnungen, mehrseitige PDF-Dateien, Animationsclips mit Bild-für-Bild-Wiedergabe sowie 3D-Modelle im GLB-/GLTF-Format. Keine Download-Links, keine Anhänge, durch die Sie sich klicken müssen. Das vollständiger Funktionsumfang Umfasst fünf Aufgabenansichten (Kanban-Board mit Swimlanes, Liste mit Inline-Bearbeitung, Gantt-Diagramm mit kritischem Pfad, projektübergreifende Zeitleiste und Kalender) sowie Zeiterfassung, Kapazitätsplanung, Spesenabrechnung und Kundenberichte.

Die Speicherung erfolgt vorrangig lokal. Die Boards werden auf die Festplatte des Nutzers geschrieben und bleiben offline vollständig bearbeitbar. Die Cloud-Synchronisierung ist optional und durchgehend verschlüsselt, wobei die Schlüssel auf dem Gerät des Nutzers generiert werden. Ein Administrator kann für den gesamten Arbeitsbereich eine Richtlinie zur ausschließlich lokalen Speicherung durchsetzen. Die Plattform wird von Deutschland aus unter Einhaltung der DSGVO betrieben, was für in der EU ansässige Kreativagenturen und Studios mit getrennten Netzwerken von Bedeutung ist.

Am besten geeignet für

Kreativagenturen, Spieleentwicklungsstudios und interne Designteams, bei denen visuelle Assets und Produktionspläne an einem Ort gebündelt werden müssen. Konzeptkünstler, Animatoren, 3D-Generalisten sowie die Produzenten oder Studioinhaber, die diese Arbeiten planen und abrechnen. Teams in Ländern, die der DSGVO unterliegen, profitieren von einer „Local-First“-Speicherung und einem Hosting innerhalb der EU. Studios in Air-Gapped-Netzwerken können vollständig offline arbeiten, ohne dabei ihre Bearbeitungsmöglichkeiten einzubüßen.

Kernkompetenzen

• Visuelle Projektverfolgung auf einem unbegrenzten Whiteboard, das Bilder, Videos, PDF-Dateien und 3D-Modelle direkt auf der Arbeitsfläche unterstützt
• Lokale Speicherung mit Offline-Projektverfolgung; die Cloud-Synchronisierung erfolgt auf Wunsch und ist durchgehend verschlüsselt
• Kreative Zusammenarbeit und Projektverfolgung in einem: Aufgaben verweisen auf die Board-Objekte, aus denen sie hervorgegangen sind, sodass der Entscheidungskontext stets mit der Arbeit verknüpft bleibt
• Die KI fasst Boards auf dem Gerät des Nutzers kostenlos zusammen; bei Cloud-KI-Aktionen wird der Preis vor der Ausführung angezeigt, und es wird ein festgelegtes Modell ohne unauffällige Fallbacks verwendet.
• Schreibgeschützte Client-Links, für die kein Kauf einer Client-Lizenz erforderlich ist, wodurch sich die Lizenzkosten für Agenturen reduzieren
• Die Tarife reichen von einem dauerhaft kostenlosen Tarif (3 Boards, 3 Projekte, keine Kreditkarte) bis hin zu den Stufen „Plus“, „Pro“, „Studio“ und „Enterprise“. Die öffentliche Roadmap gibt einen Überblick über geplante Funktionen, darunter einen umfassenden KI-Assistenten, eine öffentliche API und eine Vorlagengalerie.

Mögliche Einschränkungen

• Eine neuere Plattform mit einer im Vergleich zu Tools wie Monday.com oder Asana kleineren Nutzergemeinschaft. Es stehen weniger Tutorials von Drittanbietern und Vorlagen aus der Community zur Verfügung.
• Die Kombination aus den Funktionen des Whiteboards und des Projektmanagements könnte für Teams, die lediglich einfache Aufgaben nachverfolgen, über das erforderliche Maß hinausgehen. Für Teams, die nicht mit visuellen Elementen arbeiten, könnte sich der „Canvas-First“-Ansatz als unnötig erweisen.

Ein kurzer Vergleich der besten Projektmanagement- und Projektverfolgungssoftware

Hier finden Sie die jeweiligen Tools, die jeweils für das Szenario geeignet sind, in dem sie ihre beste Leistung erbringen:

• Monday.com – Ideal für Teams, die visuelle, farbcodierte Projektstatus-Übersichten benötigen und mit nur wenigen Klicks Dashboards einrichten möchten. Besondere Stärke liegt darin, den Projektfortschritt für nicht-technische Stakeholder sichtbar zu machen.
• Asana – Am besten geeignet für strukturierte Arbeitsabläufe mit Meilensteinverfolgung, Genehmigungsverfahren und Portfoliomanagement über mehrere Projekte hinweg. Teams, die wiederholbare Prozesse durchführen, profitieren am meisten davon.
• ClickUp – Ideal für Teams, die ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis bei den Projektmanagement-Funktionen suchen, mit einem großzügigen kostenlosen Tarif und über 1.000 anpassbaren Vorlagen. Bietet Aufgabenverfolgung, Zeiterfassung und Gantt-Diagramme auf einer einzigen Plattform.
• Jira – Ideal für Softwareentwicklungsteams und IT-Abteilungen, die agile Sprints durchführen, Fehler nachverfolgen und die Velocity messen. Sprint-Management und Burndown-Berichte in einer Detailtiefe, die kein Allround-Tool bieten kann.
• Wrike – Ideal für Unternehmensteams und Kreativagenturen, die groß angelegte Projekte durchführen, bei denen Ressourcenmanagement, Arbeitsauslastungsmanagement und die Überwachung der Projektrentabilität erforderlich sind. Dynamische Anfrageformulare bewältigen ein hohes Aufkommen an Anfragen.
• Smartsheet – Ideal für Betriebsteams und PMOs, die Dashboards für das Portfoliomanagement in einer tabellenkalkulationsähnlichen Benutzeroberfläche benötigen. Besondere Stärken liegen im Bereich der Portfolioberichterstattung und bei automatisierten Workflows auf Unternehmensniveau.
• Notion – Ideal für kleine Teams und Start-ups, die Projektverfolgung mit Dokumentation und Wissensmanagement verbinden möchten. Erfordert zwar eine Einrichtung, bietet jedoch unübertroffene Flexibilität.
• Ceyu – Ideal für Kreativteams, Spielestudios und Designabteilungen, die visuelle Referenzmaterialien (Bilder, 3D-Modelle, Videos) auf derselben Arbeitsfläche wie ihren Projektplan benötigen. Die vorrangige lokale Speicherung und die Einhaltung der DSGVO heben die Plattform für in der EU ansässige Agenturen besonders hervor.

Projektmanagement-Tools bieten je nach Ihrem Einsatzbereich unterschiedliche Stärken. Der kostenlose Tarif von Trello unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Karten und Nutzern, weshalb er für Teams interessant ist, die ein möglichst einfaches Kanban-Board benötigen. Allerdings fehlt ihm die Detailtiefe der acht oben genannten Tools, und er bietet keine Unterstützung für Gantt-Diagramme, Ressourcenmanagement oder Portfolio-Ansichten.

So wählen Sie die richtige Software zur Projektverfolgung aus

Bevor Sie Demos bewerten, sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe analysieren und die unverzichtbaren Funktionen anhand der Anforderungen Ihres Teams ermitteln. Das Tool, das für ein 5-köpfiges Designstudio geeignet ist, eignet sich nicht für eine 200-köpfige IT-Abteilung. Hier sind drei Gesichtspunkte, anhand derer Sie die Auswahl eingrenzen können.

Wählen Sie entsprechend der Teamgröße und -struktur

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software die Teamgröße. Ein Start-up mit drei Mitarbeitern benötigt keine erweiterten Verwaltungsfunktionen, SSO oder SCIM-Provisionierung. Es benötigt einen kostenlosen Tarif, der die Kernfunktionen abdeckt: Aufgabenverfolgung, ein Kanban-Board oder eine Listenansicht sowie grundlegenden Dateispeicher.

Für Teams mit weniger als 10 Mitarbeitern sind der kostenlose Tarif von ClickUp (unbegrenzte Nutzerzahl) oder der dauerhaft kostenlose Tarif von Ceyu (3 Boards, 3 Projekte) praktische Einstiegsmöglichkeiten. Bei Monday.com und Asana sind die kostenlosen Tarife auf jeweils 2 Nutzer begrenzt, was selbst kleine Teams dazu zwingt, auf kostenpflichtige Tarife umzusteigen.

Bei Teams mit 10 bis 50 Mitgliedern liegt der Schwerpunkt auf Kollaborationsplattformen, die die Zusammenarbeit im Team in großem Maßstab unterstützen: Zusammenarbeit an Aufgaben in Echtzeit, gemeinsame Dashboards und rollenbasierte Zugriffsrechte. Kostenpflichtige Tarife im Bereich von 7 bis 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat (ClickUp, Monday.com, Asana) decken diesen Bedarf gut ab.

Für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind Enterprise-Funktionen von entscheidender Bedeutung. Wrike und Smartsheet richten sich mit erweiterten Administrationsfunktionen, Portfolio-Dashboards und Übersichten zur Ressourcenverfügbarkeit an dieses Segment. Die Enterprise-Stufe von Ceyu bietet zusätzlich SSO, SCIM sowie arbeitsbereichsweite Richtlinien für die ausschließlich lokale Speicherung – ideal für Teams mit strengen Datenanforderungen.

Projektverwaltungssoftware bietet einen Überblick über die Kapazitäten Ihres Teams, um die Arbeitsbelastung ausgewogen zu verteilen. Führungskräfte können die Arbeitsbelastung so ausgleichen, dass einzelne Mitarbeiter nicht überlastet werden – allerdings nur, wenn das Tool Kapazitätsdaten auf der Planungsebene bereitstellt, die sich Ihr Team leisten kann.

Wählen Sie entsprechend der Komplexität des Projekts

Wenn Ihr Team eine einfache Liste mit Aufgaben, Fälligkeitsterminen und Verantwortlichen verwaltet, reichen Notion oder Trello dafür völlig aus. Wenn Sie komplexe Projekte mit Abhängigkeiten, Meilensteinen und Kritischer-Pfad-Analysen durchführen, benötigen Sie ClickUp, Asana, Smartsheet oder Ceyu – all diese Tools unterstützen Aufgabenabhängigkeiten und Gantt-Ansichten.

Für Softwareentwicklungsteams, die agile Sprints durchführen, ist Jira aufgrund seiner umfassenden Funktionen für das Sprint-Management die erste Wahl. Andere Projektmanagement-Software kann agile Arbeitsabläufe zwar annähernd nachbilden, verfügt jedoch nicht über die Funktionen von Jira zur Verfolgung der Velocity, zur Erstellung von Burndown-Diagrammen und zur Backlog-Pflege.

Für Kreativagenturen, die Kundenaufträge mit Überprüfungsaufgaben, Freigabeprozessen und Verweisen auf Arbeitsmaterialien verwalten, stellt sich die Frage, ob das Tool den visuellen Kontext mit den Projektaufgaben verknüpft. Der „Whiteboard-First“-Ansatz von Ceyu geht auf diesen Aspekt ein; die Korrektur- und Freigabefunktionen von Wrike erfüllen einen ähnlichen Bedarf aus einem anderen Blickwinkel.

Testkonten helfen Ihnen dabei, die Benutzerfreundlichkeit vor der vollständigen Einführung zu prüfen. Jedes Tool auf dieser Liste bietet entweder einen kostenlosen Tarif oder eine Testphase an. Nutzen Sie diese Testversionen mit Ihren tatsächlichen Projektdaten und nicht mit einem Beispielprojekt, um zu sehen, wie das Tool Ihre realen Arbeitsabläufe bewältigt.

Wählen Sie entsprechend Ihren Integrationsanforderungen

Suchen Sie nach einer Software, die sich in Ihre bestehenden Tools integrieren lässt. Wenn Ihr Team Google Workspace nutzt, lassen sich Tools wie Asana, ClickUp und Monday.com nahtlos in Google Kalender, Google Drive und Google Aufgaben integrieren. Wenn Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet, bietet die Integration von Smartsheet in das Microsoft-Ökosystem (Teams, Power BI, SharePoint) einen entscheidenden Vorteil.

Für Entwicklungsteams ist die Integration von Jira mit Bitbucket, GitHub und Confluence kaum zu ersetzen. Für Kreativteams, die Figma, Adobe Creative Cloud oder 3D-Pipelines nutzen, gibt es insgesamt weniger Integrationsmöglichkeiten. Ceyu löst dieses Problem teilweise, indem es Vorschauen von Assets (3D, Video, PDF) direkt in das Whiteboard einbettet, anstatt auf Integrationen zurückzugreifen, um diese einzubinden.

Prüfen Sie, ob die von Ihnen benötigten Integrationen bereits in niedrigeren Tarifstufen oder erst in Enterprise-Tarifen verfügbar sind. Ein Tool mit 300 Integrationen ist nicht sinnvoll, wenn die fünf, die Sie benötigen, erst im teuersten Tarif enthalten sind.

Welche Projektverwaltungssoftware eignet sich am besten für Sie?

Nachfolgend finden Sie konkrete Empfehlungen, die auf typischen Teamsituationen basieren:

Entscheiden Sie sich für Monday.com, wenn Ihr Team eine optisch besonders ansprechende Oberfläche zur Projektverfolgung benötigt und es Ihr vorrangiges Ziel ist, den Projektfortschritt mit nur wenigen Klicks für die Führungskräfte und externe Interessengruppen sichtbar zu machen.

Entscheiden Sie sich für Asana, wenn Ihr Team wiederholbare Arbeitsabläufe mit Übergaben, Genehmigungsstufen und Meilenstein-Prüfungen durchführt. Der Workflow Builder und die Portfolio-Ansichten sind speziell für eine strukturierte Projektplanung konzipiert.

Entscheiden Sie sich für ClickUp, wenn Sie die größte Auswahl an Projektmanagement-Funktionen zu den niedrigsten Kosten pro Nutzer wünschen. Der kostenlose Tarif umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern, und die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei etwa 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Entscheiden Sie sich für Jira, wenn Sie ein Softwareentwicklungs- oder IT-Team sind, das nach Scrum oder Kanban arbeitet. Kein anderes Tool auf dieser Liste kann mit Jira hinsichtlich Sprint-Management, Backlog-Management oder der Detailtiefe bei der Release-Verfolgung mithalten.

Entscheiden Sie sich für Wrike, wenn Sie Projekte auf Unternehmensebene verwalten, bei denen die Zuweisung von Ressourcen, die Budgetüberwachung und das Arbeitsaufkommenmanagement eine wichtige Rolle spielen. Die dynamischen Antragsformulare und Freigabefunktionen des Tools unterstützen kreative Produktionsteams in großem Maßstab.

Entscheiden Sie sich für Smartsheet, wenn Ihr Team in Tabellenkalkulationen denkt und eine Berichterstellung auf Portfolioebene mit automatisierten Arbeitsabläufen benötigt. Für Betriebsteams und PMOs, die in das Microsoft-Ökosystem eingebunden sind, wird der Übergang reibungslos verlaufen.

Entscheiden Sie sich für Notion, wenn Sie einen flexiblen Arbeitsbereich wünschen, in dem Projektverfolgung und Dokumentation Hand in Hand gehen, und Sie bereit sind, Zeit in die Einrichtung zu investieren, um Ihr eigenes System auf der Grundlage von Datenbank-Grundbausteinen aufzubauen.

Entscheiden Sie sich für Ceyu, wenn Ihr Team mit visuellen Inhalten (Konzeptgrafiken, 3D-Modelle, Videos) arbeitet und diese Referenzen auf derselben Arbeitsfläche wie den Projektplan benötigt. Dank der vorrangigen lokalen Speicherung, der DSGVO-Konformität und der Offline-Bearbeitung ist Ceyu die beste Wahl für in der EU ansässige Kreativagenturen und Studios in Netzwerken mit eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten. Die Verwaltung von Projekten, bei der jede Aufgabe mit visuellem Kontext verknüpft ist, reduziert die Kosten für die Pflege separater Tools für Whiteboarding und Projektverfolgung. Entdecken Sie die Dokumentation für Einrichtungsanleitungen und Beispiele für Arbeitsabläufe.

Abschließende Gedanken

Auf dem Markt für Projektmanagement-Software zeichnet sich kein eindeutiger Marktführer ab. Stattdessen findet eine Aufteilung entlang der Anwendungsfälle statt: Agile Entwicklungsteams konzentrieren sich auf Jira, Betriebsteams auf Smartsheet, visuell orientierte Teams auf Monday.com und Kreativteams auf Tools wie Ceyu, die ein Whiteboard mit Projektmanagement-Tools kombinieren.

Projektmanagement-Software automatisiert sich wiederholende Verwaltungsaufgaben, um Zeit zu sparen, erkennt Engpässe frühzeitig und bietet einen Überblick, der Statusbesprechungen durch einen Blick auf das Dashboard ersetzt. Diese Vorteile kommen jedoch nur dann zum Tragen, wenn das Tool dem tatsächlichen Arbeitsablauf Ihres Teams entspricht – und nicht dem Arbeitsablauf, den Sie sich wünschen würden.

Die acht Tools in diesem Leitfaden reichen von einfachen Aufgabenverwaltern bis hin zu umfassenden Plattformen für das projektübergreifende Portfoliomanagement. Prüfen Sie, was Ihr Team entwickelt, wie es strukturiert ist, auf welche Integrationen es angewiesen ist und wo Ihre Daten gespeichert werden müssen. Testen Sie anschließend zwei oder drei Optionen anhand dieser Kriterien.

Die Kosten für die Wahl des falschen Tools beschränken sich nicht nur auf die Abonnementgebühr. Es sind die sechs Monate, die Ihr Team damit verbringt, sich mit der Software herumzuschlagen, anstatt Arbeit zu leisten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Entscheidung auf der Grundlage von Fakten zu treffen – und nicht anhand von Funktionslisten.